Continuidad comercial en la pandemia: Pasos que puede tomar para mitigar los riesgos
Desde Negocios Sin Conexión Hasta Estar en Línea: Aprovechando del Comercio Digital Durante COVID-19

Cómo manejar su negocio sin salir de su hogar

Por Melody Yuan
Apr. 1, 2020
(Photo credit): Gettyimages.com/MoMo Productions

Servicios y herramientas remotos para mantener a su negocio en funcionamiento sin problemas

A partir del 30 de marzo, al menos 27 estados en los Estados Unidos emitieron “órdenes de confinamiento en el hogar”, y se espera que ese número aumente. Ya sea que su estado haya ordenado permanecer en el hogar o esté preparando tomar medidas más drásticas, es clave para sobrevivir a nivel comercial contar con las herramientas y los sistemas en su lugar para manejar su negocio de manera remota.

Cristina Lynch, propietaria de Mi Golondrina, una línea de prenda de vestir para mujeres y niños con diseños inspirados en la cultura artesanal mexicana, recuerda su último encuentro con una interrupción en su negocio y utilizó esa experiencia para informar acerca de su toma de decisiones mientras se desarrollaba la pandemia del COVID-19. Habiendo sobrevivido al huracán Katrina, Lynch se comunicó rápidamente con su personal y decidió cambiar todo a en línea una semana antes que la mayoría de los demás negocios.

“Hemos cerrado nuestras tiendas de Dallas, Houston y San Antonio para proteger la seguridad de nuestros clientes y empleados, si bien vamos a tratar de aumentar nuestros pedidos en línea y estamos ofreciendo envíos sin costo”, afirma Lynch. “Nuestro equipo de ventas trabajará en forma remota para atender a los clientes digitalmente y hemos adaptado nuestros esfuerzos de marketing para centrarnos en la narración digital de historias”.

Mike Lee, vicepresidente senior y gerente de ventas de servicios de transacciones globales en East West Bank interactúa con frecuencia con los dueños de negocios. Comprende la importancia de tener las herramientas y los servicios adecuados disponibles para que los dueños de negocios puedan llevar a cabo sus funciones en forma remota.

“Algunas de las situaciones que escuchamos de los clientes, principalmente, es que no pueden entrar en la oficina, por lo que no tienen acceso a sus artículos como cheques, correo e impresoras”, afirma Lee. “A las compañías que están a la vanguardia de la relación con los clientes también les preocupan los riesgos que conlleva exponer a sus empleados y clientes mediante transacciones físicas y están buscando formas digitales de hacer esto”.

Aquí detallamos algunas ideas que las compañías pueden configurar ahora para asegurar condiciones de trabajo remoto efectivas.

Banca en línea

La manera más eficiente de mantener los fondos entrando y saliendo de su negocio es a través del uso de la banca en línea. La mayoría de los bancos ofrecen la opción de que las cuentas comerciales (así como las personales) estén accesibles digitalmente. Hacer esto lo ayudará a rastrear los saldos de las cuentas y los pagos en tiempo real. Incluso los simples cambios, como poder enviar cheques en forma remota a través de un escáner fácil de usar y enviar su depósito de forma segura al banco en línea puede ser de gran ayuda.

La captura remota de depósitos elimina la necesidad de preparar depósitos y realizar viajes físicos al banco. También extiende los límites de depósito el mismo día al permitir que las empresas depositen cheques el mismo día en línea.

“Si está tratando de obtener sus depósitos de la manera más rápida y segura sin tener que ir a un banco, la captura remota de depósitos es una opción, otra forma segura de pagar a sus empleados sin tener que emitir un cheque, es para explorar los pagos ACH ", dice Nadilee Russell, vicepresidenta senior y directora de transacciones globales en East West Bank.

"Si está tratando de obtener sus depósitos de la manera más rápida y segura sin tener que ir a un banco, la captura remota de depósitos es una opción, otra forma segura de pagar a sus empleados sin tener que emitir un cheque, es para explorar los pagos ACH".

-Nadilee Russell

(Photo credit): Gettyimages.com/10'000 Hours

Pagos ACH

Los Pagos de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH) son pagos electrónicos que eliminan la necesidad de emitir cheques en papel o pagar con tarjetas de débito o crédito. El dinero se mueve automáticamente desde una cuenta corriente y puede ser ejecutado para pagos de alto volumen con más precisión y eficiencia.

“La mayoría de nuestros clientes lo usa para iniciar pagos salientes, créditos, depósitos directos, distribución de pagos a proveedores, pagos de alquileres y servicios y más", dice Lee. “También hay clientes, como un gimnasio [por ejemplo], que también paga sus primas de seguro a través de ACH”.

¿En qué se diferencia ACH de una transferencia electrónica? “Las transferencias electrónicas son otro tipo de transferencia de fondos electrónicos, pero se utilizan para pagos más específicos y puntuales, mientras que las transacciones de ACH suelen ser lotes de pagos recurrentes", explica Lee.

La conveniencia, la seguridad y la precisión son los principales impulsores de las compañías que hacen la transición a los pagos ACH. La configuración es sencilla, conectando la información de la cuenta bancaria tanto del remitente como del destinatario. "Es un proceso seguro que rastrea todos los pagos entre su compañía y el destinatario", dice Lee. En el caso poco probable de que una cuenta personal se vea comprometida, la legislación federal protegerá a los negocios del fraude o error. Con la capacidad de aceptar y desembolsar pagos a través del sistema ACH, se ha convertido en una herramienta popular utilizada por muchas compañías.

Bill Pay

El pago de facturas, o llamado Bill Pay, ofrece pagos electrónicos y pagos con cheques emitidos por el banco para que los dueños de negocios no tengan que emitir esos pagos ellos mismos. "Una vez registrado para Bill Pay, la empresa puede comenzar a crear beneficiarios y emitir pagos a cualquier persona dentro de los EE. UU., Independientemente de si es un vendedor o un individuo", dice Ricardo Pérez, vicepresidente asistente y gerente de productos de GTS en East West Bank. "El banco procesa los cheques o los pagos electrónicos y elimina los pasos adicionales para que las empresas tengan que cortar manualmente el cheque, firmarlo y enviarlo por correo".

Inscribirse en Bill Pay es un proceso simple, y aunque la configuración puede llevar algunos días, el servicio está listo para funcionar inmediatamente después de la configuración. “Una vez que las empresas crean un beneficiario en la aplicación Bill Pay, están listas para realizar sus pagos y tienen la oportunidad de registrarse para recibir facturas electrónicas para ciertos beneficiarios o proveedores. E-bill es una solución donde las empresas pueden recibir facturas electrónicamente de Bill Pay ". Los pagos electrónicos se pueden procesar rápidamente para los pagos al día siguiente.

Además de la facilidad de implementar Bill Pay, el servicio también viene con alertas y recordatorios para pagos. Las empresas pueden programar pagos por recurrencias y tener la flexibilidad de establecer aprobaciones para múltiples usuarios para establecer niveles de control sobre los pagos salientes. "Con Bill Pay, puede designar a un usuario para que solicite la aprobación de cualquier pago que se inicie", dice Pérez, por lo que digamos que creo un usuario y hago que paguen las facturas, pero aún quiero revisarlas, tengo la capacidad de Haz eso."

¿En qué se diferencia Bill Pay de los pagos de ACH? "Realmente no es la misma solución que ACH porque ACH permite que las empresas paguen más en lotes con múltiples receptores al mismo tiempo", dice Pérez, "Bill Pay es una forma electrónica de escribir un cheque, lo que le permite pagar sus facturas de una en una tiempo y programar sus pagos".

Sistema Integrado de Cuentas por Pagar

Las cuentas por pagar integradas respaldan a las empresas que necesitan una mayor eficiencia financiera. Utilizando la información existente en su sistema de cuentas por pagar, puede crear y enviar un archivo para todos sus pagos (ACH, Alambres y Cheques). También puede personalizar las instrucciones para cada pago, como la fecha de pago, el método y el proceso de aprobación. Una vez que el archivo se haya importado a cuentas por pagar integradas, nos encargaremos del resto y lo mantendremos informado sobre el estado del pago.

Con las cuentas por pagar integradas, las empresas tienen una ventaja al tener un sistema seguro, eliminar entradas dobles manuales, permitir el procesamiento directo, permitir a las empresas revisar y liberar pagos de alto valor en línea y configurar alertas para las empresas cuando se reciben y procesan los archivos.

Las cuentas por pagar integrados agilizan los pagos en numerosas formas

Para obtener más información, visite nuestro página de continuidad comercial con los últimos recursos sobre cómo enfrentar esta pandemia.

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