疫情期间,这些措施可协助企业保持运营,降低风险
在新冠疫情期间,小型企业如何借助电子商务发展业务

企业如何在远程办公的同时保持营运

By Melody Yuan
Apr. 1, 2020
这些服务可以确保企业有效地进行远程办公。图片来源:Gettyimages.com/MoMo Productions

这些远程业务工具和服务可以协助企业在执行远程办公时也能顺利营运。

截至2020年5月15日,美国已有45个州颁布了“居家避疫令”(Stay-at-home order)。在这种情况下,拥有合适的远程经营工具和系统对于企业的生存来说至关重要,同时也是为将来类似状况的发生提前做好准备。

克里斯蒂娜· 林奇(音译,Cristina Lynch)是Mi Golondrina精品女装和童装店的老板,其服装的设计灵感来自于墨西哥的手工艺文化。在新冠病毒(COVID-19)疫情爆发时,林奇借鉴了之前因卡崔娜飓风(Hurricane Katrina)而遭遇业务中断的经验,及时与员工沟通,并早于其他公司一周的时间,将所有业务移至网上。林奇表示:“目前,我们已关闭了达拉斯(Dallas, TX)、休斯敦(Houston, TX)和圣安东尼奥(San Antonio, TX)的门店,以保障客户和员工的安全。但我们的销售团队将以远程的形式为客户提供网上服务,并将努力透过免费送货来增加网上订单。同时,我们已经将营销重点转移至数字平台。”

华美银行资深副总裁兼全球交易服务业务经理麦可·李(音译,Mike Lee)在与企业主的频繁互动中了解到,企业在进行远程办公时使用正确工具和服务是十分重要的。“我们的许多客户由于在家办公而无法使用公司的支票和打印机等设备,也无法查看信件。而那些服务于前线的企业则担心面对面交易会使员工和客户暴露于风险之下,因此正在寻求更数字化的解决方案。”他分享道。

为此,我们在下文中为您列举了几项能够立即设定的业务,确保企业有效进行远程办公:

网络银行

使用网络银行是企业管理资金流动最有效的方式。大多数银行都为企业和个人账户提供网络银行服务,使客户能够随时查看账户余额和付款状态。客户还能简便快速地使用公司内的扫描仪扫描支票后远程提交,使存款信息安全地传送至网络银行。有时,即使只是简单的调整也会为企业带来莫大的帮助。

远程存款服务不仅可以避免亲身前往银行的舟车劳顿,企业还能在网上存入支票,从而延长了存款当天的截止时间。

华美银行资深副总裁兼全球交易服务业务总监奈德丽·罗素(音译,Nadilee Russell)表示:“如果企业不想前往分行,但希望以最快速安全的方式进行存款,那么远程存款服务是一个不错的选择。”

“如果企业不想前往银行,但又希望以最快速安全的方式进行存款,那么远程存款服务是一个不错的选择。”

-奈德丽·罗素

图片来源:Gettyimages.com/10'000 Hours

ACH自动付款

ACH自动付款(Automated Clearing House)是一种无须使用支票、借记卡或信用卡的电子支付方式。资金会自动从支票账户中转出,用户从而可更准确、高效地进行大额付款。李表示:“我们大多数的客户都用这项服务来进行对外付款、入账、直接存款、向供货商付款、支付房租和公共事业费用等。另外一些客户,如健身房等,还通过ACH自动付款服务支付保费。”

ACH自动付款与电汇有何不同?“电汇是另一种电子资金转账方式,更适用于一次性付款,而ACH自动付款多用于重复发生的分批付款。”李解释道。

便利性、安全性和准确性是驱使企业使用ACH自动付款的主要动力。设定这项服务也十分简单,只需将付款人和收款人的银行账户信息相关联即可。李说:“ACH自动付款的支付过程很安全,可追踪企业和收款人之间的所有付款记录。”尽管ACH自动付款鲜少出现个人账户被盗用的情况,但联邦法律将保护企业免受错误或欺诈的侵害。如今,许多企业都青睐于使用ACH自动付款系统接收和支付款项。

账单支付

企业主可以通过账单支付功能进行电子付款,或由银行寄送支票进行付款,而无需亲自发起付款。华美银行助理副总裁兼全球交易服务业务经理里卡多·佩雷斯(音译,Ricardo Perez)表示:“企业在注册账单支付服务后,即可开始创建收款人并向美国境内的个人或公司进行付款。支票或电子付款由银行处理,省去了企业手动填写支票、签名后再邮寄的麻烦。”

注册过程很简单。尽管设定服务可能需要几天的时间,但设定完成后即可马上投入使用。“企业一旦在账单支付应用程序中创建了收款人,即可进行付款,还可以为指定收款人或供货商注册电子账单服务,以接收电子发票。”另外,电子支付可以次日到帐。

除了简化账单支付,这项服务还附带付款警报和提醒功能。企业不仅可以安排重复付款,还可以设置由多人进行核准,为支付项目设立多重保障。“使用账单支付服务的企业可以指定一名用户对发起的任意支付项目进行核准。举个例子,假如我创建了一个账户用来支付发票金额,在付款前,我仍然有权核准付款。账单支付与ACH自动付款的区别在于,ACH自动付款可以同时向多个收款人付款,而账单支付相当于电子版的支票,一次只能支付一个账单,但企业可以安排付款时间。”

整合应付款项系统

整合应付款项系统有助于优化企业的财务效率。企业可以使用应付款项系统中的现有资讯,将所有待付款项(包括ACH自动付款、电汇和支票付款)整合到一个文件中发送给银行。企业还可以客制化付款说明,如付款日期、付款方式和核准流程。一旦文件被导入至系统中,银行将会处理剩余的事情,并让企业随时了解付款状态。

整合应付款项系统非常安全,避免了人工二次输入的问题,实现了直通式处理方式(straight-through processing,即让客户的订单发送到银行,按银行的价位接近客户的价格进行实时交易)。有了这个系统,企业可以在网上审查和进行大额支付,还能在文件被接收和处理后收到系统通知。

整合应付款项系统支付流程

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