企業智庫

企業如何在遠程辦公的同時保持營運

這些遠程業務工具和服務可以協助企業在執行遠程辦公時也能順利營運。

截至2020年5月15日，美國已有45個州頒布了「居家避疫令」（Stay-at-home order）。在這種情況下，擁有合適的遠程經營工具和系統對於企業的生存來說至關重要，同時也是為將來類似狀況的發生提前做好準備。

克里斯蒂娜· 林奇（音譯，Cristina Lynch）是Mi Golondrina精品女裝和童裝店的老闆，其服裝的設計靈感來自於墨西哥的手工藝文化。在新冠病毒（COVID-19）疫情爆發時，林奇借鑒了之前因卡崔娜颶風（Hurricane Katrina）而遭遇業務中斷的經驗，及時與員工溝通，並早於其他公司一周的時間，將所有業務移至網上。林奇表示：「目前，我們已關閉了達拉斯（Dallas, TX）、休士頓（Houston, TX）和聖安東尼奧（San Antonio, TX）的門店，以保障客戶和員工的安全。但我們的銷售團隊將以遠程的形式為客戶提供網上服務，並將努力透過免費送貨來增加網上訂單。同時，我們已經將行銷重點轉移至數位平台。」

華美銀行資深副總裁兼全球交易服務業務經理麥可·李（音譯，Mike Lee）在與企業主的頻繁互動中瞭解到，企業在進行遠程辦公時使用正確工具和服務是十分重要的。「我們的許多客戶由於在家辦公而無法使用公司的支票和印表機等設備，也無法查看信件。而那些服務於前線的企業則擔心面對面交易會使員工和客戶暴露於風險之下，因此正在尋求更數位化的解決方案。」他分享道。

為此，我們在下文中為您列舉了幾項能夠立即設定的業務，確保企業有效進行遠程辦公：

網路銀行

使用網路銀行是企業管理資金流動最有效的方式。大多數銀行都為企業和個人帳戶提供網路銀行服務，使客戶能夠隨時查看帳戶餘額和付款狀態。客戶還能簡便快速地使用公司內的掃描儀掃描支票後遠程提交，使存款信息安全地傳送至網路銀行。有時，即使只是簡單的調整也會為企業帶來莫大的幫助。

遠程存款服務不僅可以避免親身前往銀行的舟車勞頓，企業還能在網上存入支票，從而延長了存款當天的截止時間。

華美銀行資深副總裁兼全球交易服務業務總監奈德麗·羅素（音譯，Nadilee Russell）表示：「如果企業不想前往分行，但希望以最快速安全的方式進行存款，那麼遠程存款服務是一個不錯的選擇。」

「如果企業不想前往銀行，但又希望以最快速安全的方式進行存款，那麼遠程存款服務是一個不錯的選擇。」

-奈德麗·羅素

圖片來源：Gettyimages.com/10'000 Hours

ACH自動付款

ACH自動付款（Automated Clearing House）是一種無須使用支票、借記卡或信用卡的電子支付方式。資金會自動從支票帳戶中轉出，用戶從而可更準確、高效地進行大額付款。李表示：「我們大多數的客戶都用這項服務來進行對外付款、入帳、直接存款、向供應商付款、支付房租和公共事業費用等。另外一些客戶，如健身房等，還透過ACH自動付款服務支付保費。」

ACH自動付款與電匯有何不同？「電匯是另一種電子資金轉帳方式，更適用於一次性付款，而ACH自動付款多用於重複發生的分批付款。」李解釋道。

便利性、安全性和準確性是驅使企業使用ACH自動付款的主要動力。設定這項服務也十分簡單，只需將付款人和收款人的銀行帳戶訊息相關聯即可。李說：「ACH自動付款的支付過程很安全，可追蹤企業和收款人之間的所有付款記錄。」儘管ACH自動付款鮮少出現個人帳戶被盜用的情況，但聯邦法律將保護企業免受錯誤或欺詐的侵害。如今，許多企業都青睞於使用ACH自動付款系統接收和支付款項。

帳單支付

企業主可以透過帳單支付功能進行電子付款，或由銀行寄送支票進行付款，而無需親自發起付款。華美銀行助理副總裁兼全球交易服務業務經理裡卡多·佩雷斯（音譯，Ricardo Perez）表示：「企業在註冊帳單支付服務後，即可開始創建收款人並向美國境內的個人或公司進行付款。支票或電子付款由銀行處理，省去了企業手動填寫支票、簽名後再郵寄的麻煩。」

註冊過程很簡單。儘管設定服務可能需要幾天的時間，但設定完成後即可馬上投入使用。「企業一旦在帳單支付應用程式中創建了收款人，即可進行付款，還可以為指定收款人或供應商註冊電子帳單服務，以接收電子發票。」另外，電子支付可以次日到帳。

除了簡化帳單支付，這項服務還附帶付款警報和提醒功能。企業不僅可以安排重複付款，還可以設置由多人進行核准，為支付項目設立多重保障。「使用帳單支付服務的企業可以指定一名用戶對發起的任意支付項目進行核准。舉個例子，假如我創建了一個帳戶用來支付發票金額，在付款前，我仍然有權核准付款。帳單支付與ACH自動付款的區別在於，ACH自動付款可以同時向多個收款人付款，而帳單支付相當於電子版的支票，一次只能支付一個帳單，但企業可以安排付款時間。」

整合應付款項系統

整合應付款項系統有助於優化企業的財務效率。企業可以使用應付款項系統中的現有訊息，將所有待付款項（包括ACH自動付款、電匯和支票付款）整合到一個文件中發送給銀行。企業還可以客製化付款說明，如付款日期、付款方式和核准流程。一旦文件被導入至系統中，銀行將會處理剩餘的事情，並讓企業隨時瞭解付款狀態。

整合應付款項系統非常安全，避免了人工二次輸入的問題，實現了直通式處理方式（straight-through processing，即讓客戶的訂單發送到銀行，按銀行的價位接近客戶的價格進行即時交易）。有了這個系統，企業可以在網上審查和進行大額支付，還能在文件被接收和處理後收到系統通知。

整合应付款项系统支付流程

點擊閱讀更多精彩內容