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El efectivo es rey: Por qué una gestión inteligente es clave para el éxito de los negocios

Por Vickie An

Jan. 14, 2019
Un monton de dinero volando de la mano de un hombre, representando la gestión del flujo de caja
La buena gestión del flujo de caja es esencial para el éxito del negocio. (Photo credit): Gettyimages.com/PM Images

El dominio del flujo de caja resulta esencial para mantener la salud y la viabilidad de su emprendimiento.

Por lo general, un mayor aumento de los ingresos y de las ganancias netas son los dos aspectos que surgen cuando pensamos en los factores que hacen que una compañía tenga éxito. Pero cuando se trata de determinar si un emprendimiento sobrevivirá un día más, existe otro componente crítico que también debemos tener en cuenta: el flujo de caja, que son las entradas y salidas de efectivo o equivalentes de efectivo en una compañía.

Según la Administración de Pequeños Negocios de los Estados Unidos, se estima que el 20% de las pequeñas empresas desaparecen durante el primer año y aproximadamente la mitad cierran sus puertas en los primeros cinco años. En más del 80% de los casos, se debe a problemas de flujo de caja. Aun las compañías que generan ingresos y ganancias pueden declararse en quiebra si surgen problemas de flujo de caja, en particular si su balance general arroja pérdidas de forma consistente.

“Una buena gestión del efectivo aporta estabilidad a las compañías, lo que les brinda la capacidad de elegir clientes y proveedores, planificar el crecimiento, y negociar los mejores términos”, explica Hal Shelton, un inversor ángel y autor de la guía éxito de ventas “The Secrets to Writing a Successful Business Plan” (Los secretos de la creación de un plan de negocios exitoso). Shelton también trabaja como voluntario en SCORE, un organismo sin fines de lucro que brinda servicios gratuitos y personalizados de mentoría de negocios a propietarios potenciales y establecidos de pequeñas empresas.

Por supuesto, para poder mantener a flote a su compañía usted debe contar con dinero en el banco para cubrir los gastos operativos. Los mismos pueden incluir cuentas por pagar tales como alquiler o hipoteca, salarios de empleados, materiales de producción, pagos de préstamos mensuales y otras facturas. El efectivo que usted utiliza para cubrir dichos pagos pueden provenir de diversas fuentes, entre las que podemos mencionar: clientes que compran sus productos o servicios, inversores, campañas de financiamiento colectivo, o préstamos y líneas de crédito. Cada vez que ingresa más dinero del que sale, su compañía se encuentra en una posición de flujo de caja positivo. Por otra parte, si gasta más de lo que ingresa, su compañía está en una situación de flujo de caja negativo.

Rick Williams, fundador y director general de Williams Advisory Partners en Boston, sostiene que siempre debemos evitar la última posición al máximo posible. Su firma se especializa en servicios de asesoramiento a directores ejecutivos y directorios de compañías de tecnología de mercado intermedio.

“La primera regla es que nunca deben quedarse sin efectivo”, sostiene Williams. “Pero pasa. Las grandes compañías se quedan si efectivo. En cierta medida suena trivial decirlo, pero no lo es para nada. Lo que sucede es que cuando se dan cuenta de que se están quedando sin efectivo o se dan cuenta de que se quedarán sin efectivo en un mes o incluso en tres meses, prácticamente es demasiado tarde para hacer algo al respecto”.

Prepare predicciones de flujo de caja

¿Qué puede hacer para que su libro mayor no arroje pérdidas? Lo primero que debe hacer es seguir de cerca el flujo de caja de su compañía. Haga una proyección de sus déficits y necesidades de efectivo con la suficiente antelación para que pueda actuar de forma efectiva cuando llegue el momento, ya que sin duda llegará. Un concepto erróneo que tienen muchos propietarios de compañías primerizos es que solo deben preparar proyecciones de flujo de caja una vez al año, cuando elaboran el presupuesto.

“No es cierto. Es necesario realizar una proyección de flujo de caja todos los meses y ampliarla a 12 meses; un pronóstico continuo de 12 meses”, sostiene Shelton. “Si la compañía tiene problemas de efectivo, la proyección de efectivo puede tener lugar todas las semanas”.

"Es necesario realizar una proyección de flujo de caja todos los meses y ampliarla a 12 meses; un pronóstico continuo de 12 meses."

- Hal Shelton

Mujer de negocios pensando en las maneras de mejorar el flujo de caja para negocios
(Photo credit): Gettyimages.com/Hero Images

Shelton recuerda a una compañía con la que trabajó — una compañía de software empresarial con ciclos de ventas prolongados y ciclos de contratos grandes — que se vio obligada a pasar de informes de flujo de caja mensuales a semanales cuando tuvo que hacer frente a problemas de flujo de caja. Afortunadamente, la compañía descubrió el faltante con la suficiente antelación para desarrollar un plan para superar el obstáculo. El mismo incluía la demora de pagos a proveedores, recortes de empleados, la reducción temporal de la nómina salarial y negociaciones con los clientes para que paguen las facturas de forma anticipada. A pesar de que nunca resultan ideales, dichas medidas le permitieron a la compañía generar efectivo adicional y, con el paso del tiempo, superar esa difícil situación.

Se trata de un ejemplo que sirve de advertencia para todos los propietarios de compañías, que demuestra la importancia de mantener proyecciones de flujo de caja. Según Shelton, otro tema a tener en cuenta es que a menos que usted se encuentre personalmente inyectando efectivo en la compañía, la mayoría de los otros medios de obtener financiamiento — un préstamo bancario a plazos, préstamos en línea, campañas de financiamiento colectivo, inversores ángel, etc. — no tienen lugar de un día para el otro. De manera que debe recordar darse tiempo para tener acceso a una de estas fuentes de financiamiento. De otra manera, Shelton sostiene que “no tendrá otra opción que financiar la compañía usted mismo o aceptar los términos que exija el aportante de los fondos”.

Cuente con una reserva de efectivo

Shelton sostiene que muy a menudo son las compañías en crecimiento las que son sorprendidas por problemas de efectivo. ¿Por qué? A medida que una compañía crece, naturalmente debe producir más productos, contratar más personal e incrementar las operaciones, de manera que gasta más antes de que le paguen.

Como empresario, usted “siempre debe estar creciendo”, aconseja Sweta Patel, una asesora de marketing para “startups” y fundadora de Silicon Valley Startup Marketing, una fuente para que los empresarios accedan a las perspectivas especializadas que necesitan para comercializar, hacer crecer y ampliar sus compañías. “Es imposible contar con suficientes inversores, si sigue ese camino, y los mismos desean ver que a usted le quedan por lo menos seis meses de flujo de caja en su compañía antes de invertir. Pero muchos de los directores ejecutivos con los que trabajo esperan de tres a seis meses antes de quedarse sin efectivo [antes de volver a recaudar fondos], lo que realmente los lleva al fracaso”.

En otras palabras, debe desarrollar sus reservas de efectivo durante los ciclos de flujo de caja positivos , para poder contar con un colchón de capital “que le permitirá superar los períodos en los cuales puede tener ingresos más bajos o gastos más altos”, recomienda Williams. Una táctica posible es asignar cierto porcentaje de sus ganancias de todos los meses a depósitos en una cuenta corriente de la compañía por separado o una cuenta de ahorros de alto rendimiento reservadas específicamente para emergencias.

Haga que el uso de una tarjeta de crédito que genera recompensas, ya sea en efectivo o de millas, también se convierta en parte de la caja de herramientas de su compañía, independientemente de la situación de efectivo, sostiene Shelton. Y Williams agrega que, como Plan B, sería el momento indicado para solicitar un préstamo o establecer una línea de crédito en el banco, aun si no retirará fondos de la misma inmediatamente.

Obtenga información sobre préstamos para pequeñas empresas

Solicitar un préstamo puede tener mucho sentido en el caso de pequeñas empresas que desean obtener financiamiento adicional, y la Administración de Pequeños Negocios (SBA, por sus siglas en inglés) de los Estados Unidos es el lugar ideal para comenzar. La agencia federal trabaja en sociedad con prestamistas tales como bancos para ofrecer préstamos garantizados a las pequeñas empresas que califican. Los montos de los préstamos pueden ir de los $500 a los $5 millones y se pueden utilizar para la mayoría de los fines de negocios, lo que incluye capital de trabajo y activos fijos de largo plazo, tales como la compra de equipos. En el caso de préstamos para propiedades inmobiliarias, algunos bancos pueden prestar hasta $15 millones.

El programa de préstamo insignia 7(a) de la SBA garantiza hasta el 85% de los préstamos SBA de $150,000 o menos. Los montos de préstamos superiores a dicha cifra están garantizados hasta el 75%. La reducción del riesgo del prestamista les permite ofrecer plazos más prolongados y flexibles y tasas de interés menores a los prestatarios que en el caso de préstamos no garantizados. Por lo tanto, sus pagos mensuales del préstamo serán menores y el flujo de caja exigido para calificar también será más bajo, aumentando de esa manera las probabilidades de que aprueben su solicitud de un préstamo SBA, explica Wai-Chun Li, vicepresidente senior y gerente del departamento de préstamos SBA de East West Bank.

Li sostiene que, por lo general, es probable que una compañía que presentó una declaración de impuestos de un año y puede demostrar por lo menos un año de capacidad de reembolso califique para un préstamo SBA de East West Bank. Sin embargo, también evaluarían la posibilidad de financiar a una “startup” que cuente con “un plan de negocios aceptable y pueda demostrar sólidos factores atenuantes que compensen el riesgo”, agrega Li. Ello puede incluir experiencia previa en esa actividad comercial, una calificación de crédito adecuada, y una fuente de ingresos secundaria adecuada.

En general, tendrá menos problemas cuando se trate de préstamos SBA en comparación con programas convencionales. En el caso de préstamos para propiedades inmobiliarias, Li sostiene que “podemos ofrecer amortización total durante 25 años, lo que significa que no tendrá necesidad de refinanciar durante el plazo del préstamo”. De manera que no tendrá que desembolsar efectivo adicional para una nueva valoración o informe medioambiental, o para todos los cargos relacionados con un préstamo. Además del hecho de que para las propiedades inmobiliarias existe un menor requisito de pago inicial: un mínimo de 10% en comparación con un máximo de 40% que exigen los prestamistas convencionales.

Todo esto implica mayores ahorros, lo que significa una mayor cantidad de efectivo que puede utilizar para otras áreas de la compañía, tal vez para el desarrollo de productos o una campaña de marketing para contribuir a aumentar las ventas. Pero, una vez más, no espere hasta que el agua le llegue al cuello para presentar una solicitud. Li sostiene que, si califica, por lo general obtener los fondos de un préstamo lleva de 30 a 45 días y, en algunos casos, hasta 60 días si se trata de propiedades inmobiliarias.

Mantenga un presupuesto realista

Si por algún motivo no califica para un préstamo, le dejamos otro consejo profesional para mejorar el flujo de caja: desarrolle un presupuesto operativo ajustado y realista. Ello le permitirá visualizar sus gastos durante un período fijo y lo ayuda a mantenerlos bajo control. (A pesar de que siempre es una buena idea crear un plan de contingencia para los cambios imprevistos que puedan surgir). La idea es que ser conservador durante períodos de abundancia lo ayudará a ahorrar más, de manera que contará con efectivo adicional disponible si surgen inconvenientes.

Un consejo austero que Patel ofrece a menudo a sus clientes directores ejecutivos es que deben evitar invertir en todas las herramientas novedosas que aparecen por ahí: “No se compliquen y vayan a lo seguro, con lo suficiente para desarrollar una base y hacer un seguimiento de dicha base. Piensen en términos de productividad versus el costo de la herramienta, ¿vale la pena? ¿Realmente vale la pena pagar el costo de una suscripción mensual de $300 o $400 en su compañía? ¿Le permitirá ahorrar dinero a largo plazo?”

De todas maneras, a pesar de que la creación de presupuestos ajustados puede resultar inteligente, también debe tener cuidado de no convertirse en un esclavo de dicho principio, sostiene Shelton. “Las pequeñas empresas deben ser flexibles y ágiles y, si ello significa gastar más que lo presupuestado para aprovechar una oportunidad, puede hacerlo y encontrar la manera de cubrir la brecha temporal de flujo de caja”, explica el autor.

Negocie con proveedores y clientes

También es posible mantener un flujo de caja positivo analizando los detalles más sutiles. Si trabaja con proveedores, trate de negociar ciclos de facturación más prolongados; por ejemplo, solicite un ciclo de facturación dentro de los 60 o 90 días en lugar de dentro de los 30 días . (Hágalo también si debe hacer frente a un déficit). Y debe asegurarse siempre de pagar dentro de los plazos previstos para evitar recargos por demoras. Puede hacerlo programando una transferencia electrónica de fondos para hacer los pagos automáticamente en las fechas de vencimientos, y ello también lo ayudará a conservar los fondos el mayor tiempo posible.

Un cliente pagando por celular
(Photo credit): Gettyimages.com/Sunwoo Jung
“Si tiene contratos mensuales con clientes, trate de pasar a plazos anuales, con pagos adelantados; si tiene contratos anuales, trate de obtener contratos de tres años, con pagos al principio de cada año”.

-Hal Shelton

Mientras tanto, designe a alguien de confianza para que siga de cerca las cuentas por cobrar y haga un seguimiento de los clientes que pagan con retraso. Shelton sugiere además que “si usted tiene contratos mensuales con clientes, trate de pasar a plazos anuales, con pagos adelantados; si tiene contratos anuales, trate de obtener contratos de tres años, con pagos al principio de cada año”. El autor recomienda que los pagos de los clientes tengan lugar mediante tarjeta de crédito, PayPal, transferencia bancaria u otros pagos electrónicos, que tienden a ser más rápidos que los pagos con cheque. También puede otorgar incentivos para obtener pagos anticipados ofreciendo descuentos .

Contrate ayuda de calidad

Siempre puede invertir en la contratación de un profesional calificado de finanzas que será proactivo para ayudarlo a gestionar su flujo de caja de forma efectiva. Sin embargo, no deje todo este tema a su contador. Como propietario de una compañía, también debe tener siempre presente cuál será el impacto de sus decisiones y de sus actos, sostiene Shelton.

El autor asegura que no debe desesperarse si la gestión del flujo de caja sigue resultándole muy complicada; no necesita ninguna habilidad especial para procesar los números. “El flujo de caja es más fácil de calcular que los ingresos, con todas sus normas contables. Haga un pronóstico del efectivo que ingresa y del que sale, y lo logrará”, sostiene Shelton. “Por supuesto, debe comprender a su compañía y la manea en que funciona; pero debe hacerlo de todas maneras para ser un empresario eficaz”.

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