Visión Empresarial

Las mejores herramientas y estrategias para maximizar el flujo de efectivo de su empresa

Desde herramientas digitales hasta cofinanciación: cómo su empresa puede administrar y aumentar el capital de trabajo.

Cuando el negocio online de Matthew Ross tuvo problemas de flujo de efectivo, su equipo y él decidieron poner en práctica su creatividad. Ross es cofundador y director de operaciones del sitio web de análisis de colchones Slumber Yard, una empresa que se dedica principalmente al marketing de afiliados. The Slumber Yard publica análisis de colchones y socios con minoristas que los venden, proporcionando enlaces de afiliados en el sitio. Cuando un lector realiza una compra a través del enlace de afiliado, Slumber Yard gana una tarifa de referencia del minorista.

Sin embargo, muchas empresas nuevas de colchones ofrecen períodos de prueba de 100 noches, durante los cuales los clientes pueden devolver los productos sin ningún costo adicional. Slumber Yard solo recibe una compensación por referir personas que se convierten en clientes completos, por lo que muchos de sus socios no pagan hasta después de que finaliza el período de prueba.

Con gastos para cubrir y empleados que pagar, Ross sabía que los períodos de pago de 150-200 días eran insostenibles. "Hemos tenido que ser creativos sobre cómo hacer que ellos (los socios) paguen un poco más rápido", dijo. “Una de las formas en la cual conseguimos hacerlo, y con ciertos socios, es que llegamos a acuerdos en los que tal vez les demos un ligero descuento si renuncian a la prueba de sueño y nos pagan antes, así que eso es beneficioso para ambos."

La empresa también ha ofrecido descuentos y promociones para alentar plazos de pago más rápidos en las facturas. Ross dijo que no todos los socios han aceptado las ofertas, a menudo debido a sus propios procesos internos. Para mejorar el flujo de efectivo del negocio, lograr que al menos unos pocos puedan pagar antes es excelente.

Si bien incentivar pagos tempranos no es una opción para todas las pequeñas empresas, vale la pena considerar cómo puede mejorar su situación. El ochenta y dos por ciento de las empresas fracasan debido a problemas de flujo de efectivo. Sin capital de trabajo disponible, es difícil cumplir con las obligaciones de gastos mensuales, la nómina y mantener el inventario.

Por supuesto, no se trata solo de tener efectivo a mano. Según Jay Singer, vicepresidente senior del Segmento Global de Pequeñas Empresas de Mastercard, hay varios desafíos asociados con este aspecto de la gestión empresarial, siendo la proyección del flujo de efectivo el principal de ellos.

Singer dice que entender la gestión y la proyección del flujo de efectivo es un desafío en sí mismo para los dueños de pequeñas empresas. "Los propietarios de pequeñas empresas a menudo carecen de sistemas de administración de flujo de efectivo que sean simples y fáciles de usar, y muchos de ellos no tienen capacitación profesional en contabilidad y finanzas", dijo. "Gastan mucha energía tratando de aprender sobre cómo administrar su flujo de efectivo, y así pierden un tiempo precioso que podrían dedicar a la práctica de su oficio".

Aliviar la carga del flujo de efectivo

El flujo de efectivo es parte integral de la gestión empresarial; no se puede dirigir una empresa sin capital de trabajo. Entonces, ¿cómo lo simplificas y lo haces más eficiente? Singer predijo una migración hacia herramientas digitales y automatizadas que puedan ayudar con la proyección del flujo de efectivo y la gestión de facturas. Servicios como QuickBooks y Scoro incluyen herramientas de administración de efectivo con su software comercial, para que pueda acceder a múltiples formas de administración financiera en un solo programa. Google Docs también ofrece plantillas gratuitas para administración de flujo de efectivo. Afortunadamente, existe una amplia gama de soluciones que se adaptarán a los presupuestos de las pequeñas empresas y las necesidades actuales de flujo de efectivo.

"Entre los propietarios de pequeñas empresas cada vez vemos más interés en las herramientas digitales, así como en inteligencia artificial (IA)", dijo Singer. "En los próximos años, a medida que las nuevas opciones para las soluciones de gestión de flujo de efectivo entren en juego, estas capacidades probablemente serán aún más importantes".

Si ofrecer descuentos y otros incentivos para acelerar la recepción de los pagos no es una opción para su empresa, es probable que deba buscar otras fuentes de capital para cubrir esos huecos. Wai-Chun Li, vicepresidente senior del Departamento de Préstamos para Pequeñas Empresas de East West Bank, sugirió recurrir a ahorros personales (si puede) o solicitar un préstamo para pequeñas empresas a través de un banco local. También dijo que ha visto un aumento en el cofinanciamiento: se trabaja con familiares, amigos u otros inversores para cubrir las necesidades del negocio.

(Photo credit): Gettyimages.com/ pixelfit

“El cofinanciamiento puede ser una alternativa atractiva antes de obtener un préstamo bancario, especialmente si quiere evitar los intereses. Sin embargo, necesitará compartir las ganancias con sus inversores y cofinanciadores, y eso podría ser más costoso que pedir un préstamo".

-Wai Chun Li

"El cofinanciamiento puede ser una alternativa atractiva antes de obtener un préstamo bancario, especialmente si quiere evitar los intereses", dijo Li. Sin embargo, necesitará compartir las ganancias con sus inversores y cofinanciadores, y eso podría ser más costoso que pedir un préstamo. Recomendó que las empresas consideren cuánto es probable que paguen al banco en contra de cuántas ganancias planean obtener, y luego determinen cuánto pagarán a sus cofinanciadores. A largo plazo, puede ser más beneficioso obtener un préstamo bancario, incluso contando los intereses.

"Al prestamista le gusta ver el historial de la empresa", dijo Li. "Quieren ver el historial financiero, quieren ver cómo se han desempeñado". Es importante destacar que el prestamista también querrá ver la documentación de sus procesos actuales y proyecciones de flujo de efectivo. Según Li, analizarán sus ganancias antes que factores como intereses, impuestos y valoración.

"El flujo de efectivo (indica) qué tan rápido pueden generar ganancias y pagar el préstamo bancario", dijo.

Estabilidad del flujo de efectivo a largo plazo

Si bien el flujo de efectivo es vital para todas las empresas, las soluciones adecuadas dependerán de las necesidades únicas de cada una. "Las empresas emergentes o en crecimiento generalmente necesitan más efectivo para respaldar su desarrollo y cubrir los gastos (por ejemplo, inventario, infraestructura y empleados) en comparación con las empresas que están más establecidas", dijo Singer. “El tipo de negocio también es clave. Factores como la estacionalidad y el clima tienen un gran impacto, y tener efectivo es crítico para las empresas que requieren mucha mano de obra."

Singer dijo que, en sectores como la agricultura o la manufactura, asegurar el financiamiento a corto plazo a través de una línea de crédito o tarjeta de crédito puede ayudar a cerrar el hueco entre la recepción de pagos.

La planificación financiera también juega un papel en la gestión de su flujo de efectivo. Crear una reserva para cubrir los huecos entre cada pago evitará interrupciones en las actividades comerciales; crear un presupuesto cuidadoso y sistemas claros para documentar ingresos y gastos también ayudarán mucho. Asegúrese de que sus proyecciones también tengan en cuenta los gastos futuros, incluidas las facturas o pagos anuales. Cuanto más detallista sea en su contabilidad, menos probabilidades tendrá llevarse una sorpresa si transcurren largos períodos entre la recepción de pagos.

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