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Las mejores prácticas legales para pequeñas empresas

By Angela Bao

May. 20, 2019
Dos propietarias de pequeñas empresas hablando con un consejero legal
Se recomienda que los propietarios de las empresas consulten un legal desde el inicio de su negocio. (Photo credit): Gettyimages.com/ferrantraite

Asegúrese de que los contratos estén bien redactados y que el presupuesto para los gastos legales sea adecuado.

Buscar asesoramiento legal profesional puede parecer un lujo que la mayoría de las pequeñas empresas no pueden darse, pero hacerlo les hará ahorrar dinero a largo plazo. Aunque algunos empresarios quizás sienten que no necesitan contratar a un asesor legal hasta que su negocio esté bien consolidado, en realidad deben consultar a un abogado desde el principio. Obtener la ayuda legal correcta puede posicionar un negocio en el camino del éxito y ayudarle con su trayectoria de crecimiento. Las empresas que no corren riesgos grandes de fracasar, dice Morvareed Salehpour, abogada especializada en consultoría legal para pequeñas empresas.

"Siempre es importante, desde el principio, estructurar su empresa de manera correcta y estructurar sus transacciones de manera correcta", aconseja Salehpour. "Las empresas que no lo hacen a menudo terminan metiéndose en problemas, desde problemas de cumplimiento hasta problemas con sus contratos, si no tienen los acuerdos correspondientes y no cumplen las leyes".

Determine un presupuesto para gastos legales

Salehpour recomienda que todas las pequeñas empresas separen una parte de su presupuesto para los gastos legales. "Usted debe dedicarle un buen 15% a los gastos legales y contables", señala. Sin embargo, Salehpour agrega que el presupuesto legal depende de la complejidad de la empresa, y es probable que ciertas empresas como las empresas emergentes de tecnología tengan que dedicarle más que las empresas de servicios. También aconseja que, a medida que las empresas crecen, deben aumentar su presupuesto legal para satisfacer sus necesidades y promover un mayor crecimiento.

Las empresas más grandes a veces contratan a un asesor general interno para que las asesore, pero Salehpour indica que no tiene sentido para muchas pequeñas y medianas empresas. En cambio, recomienda que las empresas más pequeñas trabajen con asesores externos generales, que normalmente tienen una experiencia más amplia en todas las industrias y pueden ofrecer asesoramiento sobre diferentes asuntos.

"Si acuden a alguien que no tiene esa experiencia como abogado general externo, tendrán que contratar a varios abogados, lo que va a ser muy costoso porque tendrán a tres o cuatro abogados trabajando en lo mismo", comenta Salehpour. "Alguien que trabaja como abogado general externo puede brindar esa revisión sobre varios temas porque tiene experiencia en distintos campos de la ley".

Aunque Salehpour recomienda que las pequeñas empresas trabajen con un abogado, dice que no necesariamente significa que tengan que tener a un abogado con iguala. Algunas empresas pueden estar lo suficientemente constituidas cuando saben que necesitarán una cierta cantidad de asistencia jurídica cada mes, que pueden resolver con sus abogados externos. De lo contrario, pueden contactar a su abogado cuando lo necesiten.

"La mayoría de mis clientes me consulta a medida que las cosas surgen y luego me consultan de nuevo a medida que otras cosas surgen", dice Salehpour. "Todas estas pequeñas y medianas empresas necesitan ayuda con muchas cosas a lo largo del año, pero no va a ser todos los días, ni siquiera necesariamente todos los meses".

Contratos de empleados y proveedores

Todas las empresas necesitarán contratos, incluso cuando recién empiezan, dice Salehpour. "Usted tiene contratos con sus propios proveedores, luego, si tiene empleados, tiene contratos con sus empleados, tiene contratos de consultoría", continúa. "Si tiene propiedad intelectual que está patentado, entonces tendrá contratos de derechos. Es posible que tenga contratos de confidencialidad con las partes con las que trate si es una empresa emergente o una empresa de entretenimiento de medios de comunicación. Tiene contratos si es parte de un arrendamiento, también tiene un contrato con cualquier tipo de equipo que esté alquilando".

Una pluma en papel de contrato
(Photo credit): Gettyimages.com/Kittisak Jirasittichai / EyeEm
Aunque algunos empresarios creen que simplemente pueden redactar sus propios contratos, es posible que no tengan el conocimiento necesario del sistema legal para asegurar que estén debidamente protegidos y que cumplan con las regulaciones gubernamentales correspondientes.

Para los contratos de los empleados, Salehpour dice que muchas empresas pueden violar involuntariamente las leyes de trabajo porque clasifican mal a los empleados y contratistas o no están al tanto de las regulaciones de salarios y horas para empleados. Los puntos importantes que se deben incluir en los contratos de empleados son el tipo de empleado (por hora o asalariado, a tiempo completo o parcial), los servicios que brinda el empleado, los beneficios que recibirá y el proceso y las circunstancias del despido. Para las empresas que tienen propiedad intelectual, Salehpour comenta que deben considerar acuerdos de confidencialidad para proteger los secretos comerciales en caso de que un empleado deja la empresa. Las empresas también pueden protegerse incluyendo acuerdos de no competencia, que impiden que los empleados entren en mercados o profesiones que compitan directamente con la empresa cuando dejan la empresa (dentro de ciertas limitaciones), y acuerdos de no solicitación, que son contratos que impiden que las personas soliciten a los empleados o clientes actuales de una empresa después de dejar la empresa.

Del mismo modo, los contratos de proveedores deben tener disposiciones que establezcan el alcance de los servicios y los acuerdos de confidencialidad sobre la información confidencial. También necesitan incluir un precio acordado para los productos o servicios y cómo "salir" del contrato. Por lo general, los contratos terminan después de la entrega o finalización de un proyecto. También es fundamental incluir una cláusula en caso de que haya incumplimiento del contrato, para que ambas partes sepan qué esperar y qué hacer; de lo contrario, advierte Salehpour, podría ser necesario resolverlo en un tribunal.

Cuándo consultar a un experto legal

Aunque algunos empresarios creen que simplemente pueden redactar sus propios contratos, es posible que no tengan el conocimiento necesario del sistema legal para asegurar que estén debidamente protegidos y que cumplan con las regulaciones gubernamentales correspondientes.

Salehpour cuenta que una vez tuvo un cliente que había encontrado un contrato de proveedores en línea y que simplemente copió y pegó ese contrato, tal como estaba. Sin embargo, ese cliente desconocía que el contrato establecía que el pago era contingente a que el redactor original del contrato aprobara el pago.

"Esta persona terminó en una situación en la que ninguno de sus clientes tenía que pagarle, y los clientes se habían aprovechado de eso", comenta de su cliente. "Eso es algo que podría haber evitado fácilmente si hubiera conseguido un contrato bien redactado. Habría valido la pena ahora que está perdiendo decenas de miles de dólares porque no tenía los contratos como debía y ahora tiene que pagar comisiones para disputar todo esto con ellos".

Salehpour recomienda que los empresarios busquen ayuda legal desde el comienzo de una empresa. Deben formar una entidad comercial separada para no ser personalmente responsables de posibles deudas comerciales o demandas judiciales. Deben buscar un profesional jurídico cualificado desde el inicio de su empresa para que puedan consultar con ellos sobre la entidad empresarial más adecuada para alcanzar sus objetivos, estructurarla correctamente y planificar la asistencia jurídica a lo largo de los años.

"Incluso la forma de entidad comercial que elija afecta en términos de su capacidad para hacer las cosas, como por ejemplo, cómo operar, cómo obtener capital, de qué tipo de impuestos va a ser responsable", explica Salehpour. "¿Cuál es su plan? ¿Qué quiere lograr en este primer año? ¿Los próximos dos años? ¿Cinco años? De esta manera, el cliente y yo podemos trabajar para lograr esos objetivos, de modo que podamos estructurar el marco legal para asegurarnos de que usted los cumpla".

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