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小型企業需要留意的法律常識有哪些?

By Angela Bao

May. 20, 2019
兩名女性企業主在向法律專家進行諮詢
專家建議企業主在開業前諮詢法律專家。圖片來源:Gettyimages.com/ferrantraite

確保合同語句恰當並預留法務開支。

對於大多數的小型企業來說,尋求專業的法律建議似乎是難以負擔的「奢侈品」,但從長遠來看,這樣做反而可以為他們省錢。儘管一些企業主認為,要企業達到一定規模了才需要聘請法律顧問,但其實他們應該從創業初期就開始諮詢律師。適當的法律協助能夠幫助企業走向成功、實現快速成長。「沒有比經商失敗更大的風險,」一位專門從事小企業法律諮詢的律師Morvareed Salehpour說道。

Salehpour表示:「企業需要從一開始就規範業務和交易流程。缺乏法律規範的企業往往會陷入法律或合同糾紛等麻煩。」

預留法務開支的預算

Salehpour建議每家小型企業都預留一部分資金用於法務支出,她表示:「企業應將總預算的15%用於法務和財務開支。具體法務預算需取決於業務的複雜程度。例如,科技初創企業就要比服務業的企業預留更多的法務預算。同時,隨著企業的發展,相應的法律預算也應當增加。」

大型公司通常會聘請一名企業法律顧問為他們提供建議,但這並不適用於中小型企業。相反, Salehpour建議小型企業與一般的外部法律顧問合作。這些顧問通常具有更廣泛的行業經驗,能夠為企業提供全方位的專業建議,相較聘請多名專精特定領域的律師共同處理同一個問題,前者花費更低。

儘管小型企業應該與律師合作,但這並不意味著公司需要聘請一位固定的律師。一些可以預估每月法務諮詢量的企業可與外聘律師商議月服務費。否則,企業只要在需要的時候聯繫律師即可。

「我的大部分客戶都是在需要法律意見時聯繫我。雖然中小型企業一年中需要多方面的法律協助,但未必每天或每月都有事發生。」Salehpour表示。

雇傭和供應商合同

企業經營或多或少都需要簽訂合同,初創企業也不例外。 「企業和供應商、雇員、顧問之間都會簽訂合同;如果企業授權他人使用受保護的智慧財產權,則需要簽署授權合同;初創企業或媒體娛樂公司還會與合作方簽訂保密合同;租賃設備的企業需要簽署租賃合同等。」Salehpour介紹道。

一支筆放在合約上
圖片來源:Gettyimages.com/Kittisak Jirasittichai/EyeEm
雖然一些企業主認為自己可以起草合同,但他們並不具備必要的法律知識來確保他們的權益並遵守適用的政府法規。

Salehpour表示,在制定或履行雇傭合同時,很多企業可能會無意中觸犯勞工法,因為他們錯誤地區分了正式員工和臨時員工,或者不瞭解員工的工資和工時規定。雇傭合同中的重點內容包括:雇傭類型(小時工還是月薪員工,全職工還是兼職工)、工作範疇、福利待遇,以及終止合同的前提和流程。對於擁有智慧財產權的企業,Salehpour建議企業主在員工離職時簽訂保密協議,防止商業機密被洩露。企業出於自我保護,也可要求員工簽訂包含特定限制的競業禁止協議(non-compete agreement)或互不挖角協議(non-solicitation agreement),前者防止員工離職後的一段時間內從業于與原公司有直接競爭關係的企業,後者則防止離職員工向在職員工或原雇主的客戶兜售產品或挖角。

同樣,供應商合同應說明服務範圍、對重要資訊的保密義務、商品或服務等的商定價格,以及解約的相關注意事項。通常情況下,這類合同會在項目交付或完成後終止。Salehpour提醒,合同還必須附有違約條款,明確違約的處理方式,避免對簿公堂。

何時諮詢法律專家

雖然一些企業主認為自己可以起草合同,但他們並不具備必要的法律知識來確保他們的權益並遵守適用的政府法規。

Salehpour分享了一個案例,有一個客戶直接使用了網上現成的商業合同。然而,該客戶並未意識到合同中的付款規定由批准付款的合同原始起草人決定。於是,這位客戶的供應商利用了合同付款的漏洞,拒絕支付款項。如果他當初使用一份內容得當的合同,就不需要花額外的錢來解決付款爭議,追回因合同不完善而損失的數萬美元。

「因為這份合同,這位客戶最終面臨沒有一個客戶有義務向他付款的窘境。」她向客戶解釋道,「如果他當初使用一份內容起草恰當的合同,就可以避免這種窘境。那些起草費用現在看來都是值得的,因為他正因沒有使用恰當的合同而遭受經濟損失。他還不得不花額外的錢來解決這些付款合同爭議。」

Salehpour建議企業主從創業之初就尋求法律專業人士的協助。創業者需要建立一個獨立的商業實體,這樣他們就不必對任何潛在的商業債務或訴訟承擔個人責任。法律顧問可以就適合的商業實體形式給予創業者意見,説明他們實現目標,妥善安排業務結構,並規劃未來幾年的法律服務。

「商業實體形式也會直接影響企業的業務能力,包括運營方式、資金籌集和稅賦等。 企業主在創業初期尋求法律意見時,最好有一個詳盡的商業計劃,包括長、短期目標。這樣,法律顧問就能和企業主一起根據這些內容來制定最適合的法律框架,確保企業主實現目標。」Salehpour解釋道。

翻譯: Ruth Ren

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