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Reducción de costos: 5 formas en que las pequeñas empresas pueden comenzar a ahorrar ahora

Por Vickie An
Apr. 13, 2020
(Photo credit): Gettyimages.com/ MarsBars

Como COVID-19 trae grandes interrupciones a las empresas en todo el mundo, encontrando formas de reducir los gastos rápidamente nunca han sido tan importante para mantenerse a flote.

Es la situación antigua que casi todos los propietarios de pequeñas empresas enfrentarán en algún momento: desea saber más sobre el gasto comercial para mejorar el flujo de efectivo y aumentar la rentabilidad, pero no desea reducir tanto los costos que compromete su capacidad para satisfacer las necesidades de su personal y consumidores. Pero a medida que la economía global continúa recuperándose de la nueva pandemia de coronavirus, con las pequeñas empresas sufriendo el impacto del impacto, ya no se trata de si debe reducir los costos, sino cómo.

A medida que los gobiernos estatales y locales ordenan a las empresas no esenciales que cierren y aconsejen al público que se quede en casa y mantenga medidas de distanciamiento social durante al menos otro mes, los propietarios de pequeñas empresas se enfrentan a algunas decisiones difíciles sobre cómo hacer la nómina, pagar sus facturas y mantener el rumbo durante las próximas semanas. Y aunque el gobierno federal ha asegurado que ayuda está en camino con el paquete de estímulo aprobado recientemente, sigue siendo una buena idea que los dueños de negocios observen más de cerca dónde pueden reducir costos (sin perder grandes empleados) para posicionarse mejor hasta que puedan volver a recibir a los clientes por sus puertas.

Incluso durante tiempos sin pandémicos, encontrando formas de reducir el gasto empresarial puede parecer una tarea que consume mucho tiempo para los propietarios de negocios que una vez más se preocuparon por hacer crecer sus empresas y generar ingresos. Pero el esfuerzo puede ahorrarle dinero a largo plazo, y en tiempos inquietantes como estos, posiblemente, su negocio.

No importa lo que esté sucediendo en el mundo, la mala gestión del flujo de efectivo es la razón principal por la que muchas pequeñas empresas fracasan. De hecho, el 82 por ciento de las pequeñas empresas terminan cerrando debido a esto. El gasto excesivo puede desempeñar un papel importante en los problemas de flujo de efectivo, por lo que es fundamental establecer procesos para ayudarlo a conocer mejor los gastos, dice Meru Hunter McMahon, asesor de reducción de costos y fundador de Your Savings Pro, una consultora con sede en Texas que ofrece servicios de reducción de gastos a empresas.

Y en caso de una emergencia, como la actual crisis de salud global, se sentirá aliviado de que se haya tomado el tiempo para aumentar su flujo de caja.

"Las personas están fácilmente dispuestas a gastar dinero en lugar de tomarse el tiempo para reducir costos o mejorar los procesos", dice McMahon, quien tiene experiencia en la gestión de la cadena de suministro corporativa y el análisis de contratos. “Muchos propietarios de pequeñas empresas lo están haciendo todo. No tienen tiempo para ciertas cosas. Sin embargo, esas pequeñas cosas podrían estar afectando su resultado final ".

A través de años de trabajo en el mundo corporativo en compañías de Fortune 500 como Chevron y Entergy, McMahon descubrió que tenía un don para negociar y una pasión por eliminar el gasto innecesario. Quería extender su experiencia a otros, especialmente a los propietarios de pequeñas empresas que no necesariamente tienen el presupuesto para contratar empleados adicionales o servicios de consultoría costosos para proyectos de reducción de costos. Así nació Your Savings Pro.

Aplique la regla 80/20 para identificar cuáles son sus mayores gastos. A partir de ahí, puede identificar si hay ineficiencias y áreas que puede reducir los costos.

(Photo credit): Gettyimages.com/sorbetto

"Negociar está en mi ADN", dice McMahon, quien también es voluntario como mentor de SCORE en el área metropolitana de Houston. "Disfruto esto: ver resultados y ayudar a las personas a reducir sus costos para que puedan reinvertir esos ahorros en lo que necesiten, ya sea mercadeo o compra de nuevos equipos para aumentar sus ganancias". O, en el caso de hoy, sobrevivir a una gran pérdida de ingresos durante una pandemia.

Aquí, comparte cinco consejos para ayudar a los propietarios de pequeñas empresas a comenzar su viaje de ahorro dinero en cualquier momento durante la vida de un negocio.

1. Crear un buen plan de negocios

Para algunos, puede parecer obvio, pero desarrollando un plan de negocios sólido es el primer paso que cualquier emprendedor debe tomar en el camino hacia una gestión eficiente del flujo de caja y la presupuestación de gastos, incluso durante una emergencia. Un plan de negocios bien pensado establece la visión de su empresa y lo ayuda a formular una hoja de ruta para ejecutar objetivos de crecimiento a corto y largo plazo. Como tal, podrá priorizar más tácticamente las necesidades de su negocio (por ejemplo, qué activos / recursos necesita y cuándo, o cuántos empleados necesita contratar y por qué) y realizar proyecciones de flujo de efectivo adecuadas.

"Los nuevos propietarios de negocios tienden a entusiasmarse mucho, y lo que noté es que comienzan a adquirir servicios y productos de inmediato que no agregarán valor al éxito a largo plazo del negocio", dice McMahon. Por ejemplo, continúa: “Si quiero abrir un negocio de aseo de mascotas, tengo que entender mi negocio, cómo quiero crecer, qué equipo necesito. No quiero comprar todo este elegante equipo por miles de dólares sin saber cuántos clientes necesitaría un mes [para alcanzar mi ingreso deseado], cosas así ”.

La creación de un plan de negocios lo ayudará a hacer una lluvia de ideas de escenarios de "qué pasaría si", dice, lo que a su vez puede ayudarlo a establecer estrategias de gasto más inteligentes desde el principio. McMahon también recomienda comunicarse con organizaciones sin fines de lucro como SCORE que ofrecen orientación gratuita sobre planes de negocios y mucho más.

2. Aplicar la regla 80/20

El Principio de Pareto, comúnmente conocido como la regla 80/20, a menudo se usa en los negocios. Básicamente postula que para cualquier evento dado, el 80 por ciento de todos los resultados provienen de solo el 20 por ciento de la acción. Si aplica este principio para analizar el gasto de su negocio, dice McMahon, probablemente encontrará que el 20 por ciento de sus categorías de gastos representan el 80 por ciento de sus costos. En consecuencia, al identificar esos gastos principales, obtiene una imagen más clara de cualquier ineficiencia, en la que podría estar gastando innecesariamente, y donde puede hacer recortes y mejoras.

Se trata de crear conciencia, dice McMahon. ¿Está gastando en áreas que agregan valor a su negocio? ¿O está gastando demasiado en cosas que no necesariamente ayudan a que su negocio crezca, como el costoso café para la oficina? ¿Han aumentado las tarifas de sus proveedores a lo largo de los años? ¿Podría renegociar un mejor contrato con algunos de ellos?

El simple hecho de estar al tanto puede ayudarlo a encontrar soluciones que se alineen con las necesidades y objetivos de su negocio. Una vez que establezca un proceso para analizar sus gastos, McMahon sugiere hacer una revisión mensual o trimestral para asegurarse de que los gastos se mantengan bajo control.

3. Haga su investigación de mercado—y luego, negocie

Digamos que su análisis de gastos reveló que ha estado pagando cada vez más a los proveedores por productos o servicios. En este caso, nunca está de más intentar renegociar sus contratos. Es probable que sus proveedores también sean más comprensivos durante este tiempo. Pero en tiempos normales, la mejor manera de negociar es hacer una investigación para que pueda comprender el mercado.

"Lo sé la mayoría de las veces, las pequeñas empresas simplemente aceptarán [el aumento de precios de un proveedor] porque no pueden discutir. No puedes discutir cuando no tienes datos ", dice McMahon. "Con conocimiento, se empoderará para negociar mejor".

Para ilustrar esto, ella comparte la historia del dueño de un negocio que estaba siendo cobrado de más por el servicio y mantenimiento del vehículo del negocio. "Cuando el propietario solicitó una revisión de precios, el proveedor dio muchas historias divertidas [por qué] el precio no puede moverse", describió. Después de hacer un análisis de mercado, el dueño del negocio le pidió al proveedor un desglose documentado del costo, diciendo que si podían justificar el precio, él lo pagaría. Diez minutos después, el proveedor llamó ofreciendo un descuento del 20 por ciento.

"Es muy simple", dice McMahon. “Solicite a los proveedores un desglose documentado de su costo. Si no lo dan, entonces deberían darte un descuento. Si lo dan, entonces tiene una herramienta muy poderosa para comenzar sus negociaciones y obtener sus reducciones de precios ".

La herramienta a la que se refiere es el Índice de Precios al Productor (IPP), que, según la Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU., mide el cambio promedio en el tiempo en los precios de venta recibidos por los productores nacionales por su producción. El índice no muestra el precio real de los bienes o servicios en cuestión, pero muestra el movimiento del precio como un porcentaje, en comparación con el período anterior, que generalmente es de mes a mes, explica McMahon.

(Photo credit): Gettyimages.com/Virojt Changyencham
“Solicite a los proveedores un desglose documentado de su costo. Si no lo dan, entonces deberían darte un descuento. Si lo dan, entonces tiene una herramienta muy poderosa para comenzar sus negociaciones y obtener sus reducciones de precios".

-Meru Hunter McMahon

"Con el desglose detallado que obtienes por el costo de cualquier producto, determina cuál es el movimiento actual de los precios", dice ella. "Si el proveedor le cotizó un aumento del 2 por ciento en el precio de ese producto / servicio del período anterior, pero el IPP solo aumentó un 0.5 por ciento, entonces se le ha cobrado de más".

Por otro lado, si está buscando nuevos productos o servicios, asegúrese de obtener al menos tres ofertas de posibles proveedores y, nuevamente, comprenda las tarifas del mercado y elija el mejor contrato en función de las necesidades de su negocio.

4. Tratar a los proveedores como sus socios

Por supuesto, también puede intentar evitar aumentos de precios gratuitos creando mejores asociaciones con sus principales proveedores. Y puede ser tan simple como realizar una revisión trimestral, o incluso anual, con ellos para discutir cualquier área en la que pueda necesitar asistencia o hacer preguntas sobre sus productos y servicios. Esto le indica al proveedor que no solo está firmando un contrato y olvidándose de él.

"’Confiar, pero verificar’ es un proverbio que uso mucho. Debe confiar en la asociación que construye con sus proveedores, pero debe verificarla ”, dice McMahon. “En mi experiencia, los proveedores se sienten valorados y están más dispuestos a ayudarlo a mantener bajos sus costos cuando revisa las reuniones con ellos. Incluso pueden [darte sugerencias] y decir: "Oye, por cierto, hay algo nuevo por venir, y podemos ahorrarte dinero aquí".

Al mantener una estrecha asociación con ellos, les informa a sus proveedores que se mantiene al tanto de las cosas y comprende lo que está sucediendo. Pero si no creen que estás prestando atención, es cuando los precios podrían comenzar a subir, dice McMahon.

5. Aprovechar el poder adquisitivo del grupo

Las empresas de todos los tamaños emplean una gama de productos y servicios en sus operaciones diarias, desde software de nómina, suministros de oficina y envíos. Dado que las pequeñas empresas no necesitan el mismo volumen de bienes y servicios que las empresas más grandes, generalmente no disfrutan de los mismos precios "a granel" que sus contrapartes más grandes.

Pero hay una forma en que las pequeñas empresas pueden lograr esos codiciados ahorros de costos: al aprovechar las compras grupales, algo que McMahon defiende y participa en sí misma como propietaria de una pequeña empresa.

Al combinar el poder de compra colectiva de sus miembros, las organizaciones de compras grupales pueden lograr que los fabricantes ofrezcan productos y servicios a tarifas con descuentos significativos. Para algunos propietarios de pequeñas empresas, participar en compras grupales puede sumar miles de dólares en ahorros al año. "Es como ir a Costco y comprar ese volumen de alimentos", dice McMahon, y agrega que las compras grupales también son una excelente herramienta para establecer relaciones con otros propietarios de negocios locales y utilizar los servicios de los demás.

Aun así, es posible que algunas personas no vean el valor del panorama general al ahorrar pequeñas cantidades aquí y allá, pero se acumula. "Si combina todo este dinero que ahorra durante el año, puede sumar miles de dólares que puede invertir", dice. Debido a que la rentabilidad es más que solo aumentar los ingresos, para crecer, también debe "detener las fugas".

Para obtener más información, visite nuestro página de continuidad comercial con los últimos recursos sobre cómo enfrentar esta pandemia.

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