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需要节省开支?专业建议助小型企业降低成本

By Vickie An
Apr. 13, 2020
图片来源:Gettyimages.com/ MarsBars

专业人士支招,协助您的企业稳步减少业务开支。

如何精打细算地管理支出是每个企业都会面对的一个难题。节约开支可以改善现金流、提高盈利能力,但企业主又不希望因削减成本而牺牲了员工待遇和服务能力。那么究竟怎样才能两全其美呢?

对此,企业经营咨询公司Your Savings Pro的创始人兼成本管控顾问、非营利组织SCORE协会在大休士顿地区的导师Meru Hunter McMahon指出,尽管探寻节约之道对于企业主而言或许是件费时费力的事情,但从长远来看,这些努力能为企业节省不少开支,甚至影响到企业的存活。

多年来与企业打交道的经历使McMahon练就了优秀的谈判能力,也让她对于消除不必要的企业开销充满热情。她希望与其他企业主分享自己的专业知识,尤其是那些想要降低成本,却没有足够预算来聘请专人或支付高昂咨询服务费用的小型企业。为此,她成立了Your Savings Pro。

“我擅长商业谈判,也很高兴能够通过谈判,帮助其它企业削减成本,使他们可以把省下来的资金投入到市场营销或购置设备等能增加利润的项目上。” McMahon说道。

现金流管理不善是82%的小型企业倒闭的首要原因,而在现金流问题中,首当其冲的便是超支。因此,建立适当的流程来监控支出就显得尤为重要了。

使用80/20 法则来锁定企业的主要支出项目,从而找到不必要的支出,以及需要削减和改善的花销。

图片来源: Gettyimages.com/sorbetto

McMahon在企业供应链管理及合约分析方面拥有丰富的经验,她表示:“对于企业主来说花钱很容易,但要想方设法降低成本、改善流程就困难多了。很多小型企业主在各方面都要亲力亲为,因此,在有限的时间和精力下,无法做到面面俱到。而有时被忽略的小事情往往就是左右成败的关键。”

为此,她就小型企业如何迈出节省开支的第一步,分享了以下5条建议:

1. 制定一个完善的商业计划

制定一份可靠的商业计划是企业实现有效的现金流管理和预算规划的第一步。经过深思熟虑的商业计划能清晰展现出企业的愿景,从而帮助企业主制定相应的执行方案,包括短期和长期的发展目标等。这样一来,企业主便能更有策略性地优先考虑企业的业务需求(例如,何时需要哪类资产或资源,或者需要雇用多少职员及其原因),并进行适当的现金流预测。

“创业新手容易冲动地购置对企业长期运营并无增值效果的产品和服务。举个例子,如果我要开一家宠物美容店,那我就必须了解我的业务,包括如何发展、需要哪些设备等。我先要了解平均一个月要有多少客人,才能达到预期收入,而不是盲目购买各种昂贵的设备。” 麦克马洪解释道。

制定商业计划也能帮企业主预期未来可能在运营中遇到的各类情况,使企业主自营业伊始就建立更明智的支出策略。此外,她还建议企业向SCORE这类组织寻求商业计划等其它方面的指导和帮助。

2. 运用80/20 法则

帕累托法则(Pareto Principle),又称80/20法则(或二八法则),是商界里耳熟能详的一条定律,即在任一事件中,约仅有20%的变因决定着80%的结果。也就是说,所有变量中,最重要的仅有20%,虽然剩余的80%占了多数,但控制的范围却远低于“关键的少数”。麦克马洪指出,如果使用这一法则来分析企业支出,你会发现,20%左右的支出类目占了总成本的80%。因此,企业主一旦锁定了这些主要支出项目,就能找到不必要的支出,以及需要削减和改善的花销。

麦克马洪进一步表示,重要的是建立管控成本的意识。企业主需要思考的问题包括:当前的支出项目能否为企业增值?是否对业务发展有帮助?是不是必要的花销?例如,是否有必要为办公室添置昂贵的咖啡?近年来供应商有没有涨价?是否能与一些供应商重新议价?

只要简单地留意这些方面,就能协助企业主找到符合业务需求和目标的发展途径。麦克马洪建议企业主在建立分析支出的流程后,最好每个月或每个季度就审查一次,以确保支出在控制范围内。

3. 市场调研有助于谈判

如果企业的支出分析显示,近期付给产品或服务供应商的花费持续增加,那不妨试试与供应商重新议价。但首先,企业主需要进行充足的市场调研,以了解市场行情。

麦克马洪表示:“大多数情况下,小型企业都只能被动接受供应商的涨价要求,因为他们不知道如何议价。不了解行情就没有议价的能力。在谈判桌上,知识就是力量。”

她以一个被供应商收取高额商务用车保养和维修费用的案例解释道:“当这位企业主要求重新议价的时候,供应商给了很多荒唐的理由,就是不愿降价。”后来,这位企业主在做了些市场调查之后,要求供应商提供一份价格明细,并表示如果所有项目的价格都合理,他将愿意付款。10分钟后,供应商来电表示愿意提供八折优惠。

麦克马洪补充说道:“要求供应商提供价格明细是个很简单的做法。如果他们不给,那便可以要求提供折扣;而如果给了,那么这将成为一个强有力的议价工具。”

这里所讲的“工具”指的是生产价格指数(Producer Price Index,简称PPI)。该指数由美国联邦劳工统计局发布,用来衡量一段时间内,国内生产商销售价格的平均变化。它并非直接显示某样产品或服务的实际价格,而是以百分比的形式,显示出与上一个周期(通常为一个月)相比的价格变化。

图片来源:Gettyimages.com/Virojt Changyencham
“要求供应商提供价格明细是个很简单的做法。如果他们不给,那便可以要求提供折扣;而如果给了,那么这将成为一个强有力的议价工具。”

-梅鲁·亨特·麦克马洪

“有了供应商的价格明细之后,企业主就能将其与当前的价格趋势进行比较。如果供应商给的报价比上一周期高2%,但PPI只涨了0.5%,那就表明报价过高了。” 麦克马洪解释道。

另一方面,企业在寻求新的产品或服务时,务必要货比三家。在充分了解市场行情之后,再根据自身的业务需求选择最恰当的合作。

4. 待供应商如合作伙伴

当然,企业主也可以通过巩固和拉近与主要供应商之间的合作关系来避免不必要的涨价。一个简单的做法是按季度或按年度与供应商进行总结回顾,讨论企业未来的需求或详细询问他们的产品和服务。这样可以拉近与供应商的关系,使他们意识到还有增加合作机会的可能。

麦克马洪介绍道:“‘信任,但不盲从’是我的信条。企业主既需要信任供应商,又要做好核实工作。从我的经验来看,定期的回顾总结能让供应商感觉自己受到重视,从而更愿意帮企业降低成本,甚至还会提供建议,推荐新的产品,主动帮企业省钱。 ”

与供应商保持密切的合作关系能使他们觉得企业主对市场很了解。反之,一旦他们觉得企业主并没有很在意市场走势,那他们就会悄悄涨价了。

5. 善用团购

各种规模的企业在日常运营中都使用着各式各样的产品和服务,例如薪资软件、办公用品及运输等然而,由于小型企业对这些产品和服务的需求量相对较小,因此他们也往往不像大公司那样可以享受“批发价”。不过麦克马洪分享道,小型企业可以通过团购来获取同样的优惠价格。她作为一名小型企业主也是团购的积极倡导者和参与者。。

团购组织通过整合众多成员的购买力使厂商以优惠的价格提供产品和服务。而参与团购的企业,每年也可以节省数千美元的成本。另外,麦克马洪还补充说,团购本身也是一个很好的社交机会,使当地的企业建立联系,开展合作。

有些企业也许尚未看到积少成多的长期优势。“企业可以将一整年节省下来的数千美元投资在其它的地方。” 麦克马洪表示。说到底,追求盈利不仅需要“开源”,“节流”也是重要的一环。

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