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需要節省開支?專業建議助小型企業降低成本

By Vickie An
Apr. 13, 2020
圖片來源:Gettyimages.com/ MarsBars

專業人士支招,協助您的企業穩步減少業務開支。

如何精打細算地管理支出是每個企業都會面對的一個難題。節約開支可以改善現金流、提高盈利能力,但企業主又不希望因削減成本而犧牲了員工待遇和服務能力。那麼究竟怎樣才能兩全其美呢?

對此,企業經營諮詢公司Your Savings Pro的創始人兼成本管控顧問、非營利組織SCORE協會在大休士頓地區的導師梅魯·亨特·麥克馬洪(音譯,Meru Hunter McMahon)指出,儘管探尋節約之道對於企業主而言或許是件費時費力的事情,但從長遠來看,這些努力能為企業節省不少開支,甚至影響到企業的存活。

多年來與企業打交道的經歷使麥克馬洪練就了優秀的談判能力,也讓她對於消除不必要的企業開銷充滿熱情。她希望與其他企業主分享自己的專業知識,尤其是那些想要降低成本,卻沒有足夠預算來聘請專人或支付高昂諮詢服務費用的小型企業。為此,她成立了Your Savings Pro。

「我擅長商業談判,也很高興能夠透過談判,幫助其它企業削減成本,使他們可以把省下來的資金投入到行銷或購置設備等能增加利潤的項目上。」麥克馬洪說道。

現金流管理不善是82%的小型企業倒閉的首要原因,而在現金流問題中,首當其衝的便是超支。因此,建立適當的流程來監控支出就顯得尤為重要了。

使用80/20 法則來鎖定企業的主要支出項目,從而找到不必要的支出,以及需要削減和改善的花銷。

圖片來源: Gettyimages.com/sorbetto

麥克馬洪在企業供應鏈管理及合約分析方面擁有豐富的經驗,她表示:「對於企業主來說花錢很容易,但要想方設法降低成本、改善流程就困難多了。很多小型企業主在各方面都要親力親為,因此,在有限的時間和精力下,無法做到面面俱到。而有時被忽略的小事情往往就是左右成敗的關鍵。」

為此,她就小型企業如何邁出節省開支的第一步,分享了以下5條建議:

1. 制定一個完善的商業計劃

制定一份可靠的商業計劃是企業實現有效的現金流管理和預算規劃的第一步。經過深思熟慮的商業計劃能清晰展現出企業的願景,從而幫助企業主制定相應的方案,包括短期和長期的發展目標等。這樣一來,企業主便能更有策略性地優先考慮企業的業務需求(例如,何時需要哪類資產或資源,或者需要雇用多少職員及其原因),並進行適當的現金流預測。

「創業新手容易衝動地購置對企業長期營運並無增值效果的產品和服務。舉個例子,如果我要開一家寵物美容店,那我就必須瞭解我的業務,包括如何發展、需要哪些設備等。我先要瞭解平均一個月要有多少客人,才能達到預期收入,而不是盲目購買各種昂貴的設備。」麥克馬洪解釋道。

制定商業計劃也能幫企業主預期未來可能在營運中遇到的各類情況,使企業主自營業伊始就建立更明智的支出策略。此外,她還建議企業向SCORE這類組織尋求商業計劃等其它方面的指導和幫助。

2. 運用80/20 法則

帕累托法則(Pareto Principle),又稱80/20法則(或二八法則),是商界裡耳熟能詳的一條定律,即在任一事件中,約僅有20%的變因決定著80%的結果。也就是說,所有變數中,最重要的僅有20%,雖然剩餘的80%佔了多數,但控制的範圍卻遠低於「關鍵的少數」。麥克馬洪指出,如果使用這一法則來分析企業支出,你會發現,20%左右的支出類目佔了總成本的80%。因此,企業主一旦鎖定了這些主要支出項目,就能找到不必要的支出,以及需要削減和改善的花銷。

麥克馬洪進一步表示,重要的是建立管控成本的意識。企業主需要思考的問題包括:當前的支出項目能否為企業增值?是否對業務發展有幫助?是不是必要的花銷?例如,是否有必要為辦公室添置昂貴的咖啡?近年來供應商有沒有漲價?是否能與一些供應商重新議價?

只要簡單地留意這些方面,就能協助企業主找到符合業務需求和目標的發展途徑。麥克馬洪建議企業主在建立分析支出的流程後,最好每個月或每個季度就審查一次,以確保支出在控制範圍內。

3. 市場調研有助於談判

如果企業的支出分析顯示,近期付給產品或服務供應商的花費持續增加,那不妨試試與供應商重新議價。但首先,企業主需要進行充足的市場調研,以瞭解市場行情。

麥克馬洪表示:「大多數情況下,小型企業都只能被動接受供應商的漲價要求,因為他們不知道如何議價。不瞭解行情就沒有議價的能力。在談判桌上,知識就是力量。」

她以一個被供應商收取高額商務用車保養和維修費用的案例解釋道:「當這位企業主要求重新議價的時候,供應商給了很多荒唐的理由,就是不願降價。」後來,這位企業主在做了些市場調查之後,要求供應商提供一份價格明細,並表示如果所有專案的價格都合理,他將願意付款。10分鐘後,供應商來電表示願意提供八折優惠。

麥克馬洪補充說道:「要求供應商提供價格明細是個很簡單的做法。如果他們不給,那便可以要求提供折扣;而如果給了,那麼這將成為一個強有力的議價工具。」

這裡所講的「工具」指的是生產者物價指數(Producer Price Index,簡稱PPI)。該指數由美國聯邦勞工統計局發佈,用來衡量一段時間內,國內生產商銷售價格的平均變化。它並非直接顯示某樣產品或服務的實際價格,而是以百分比的形式,顯示出與上一個週期(通常為一個月)相比的價格變化。

圖片來源:Gettyimages.com/Virojt Changyencham
「要求供應商提供價格明細是個很簡單的做法。如果他們不給,那便可以要求提供折扣;而如果給了,那麼這將成為一個強有力的議價工具。」

-梅魯·亨特·麥克馬洪洪

「有了供應商的價格明細之後,企業主就能將其與當前的價格趨勢進行比較。如果供應商給的報價比上一週期高2%,但PPI只漲了0.5%,那就表明報價過高了。」麥克馬洪解釋道。

另一方面,企業在尋求新的產品或服務時,務必要貨比三家。在充分瞭解市場行情之後,再根據自身的業務需求選擇最恰當的合作。

4. 待供應商如合作夥伴

當然,企業主也可以透過鞏固和拉近與主要供應商之間的合作關係來避免不必要的漲價。一個簡單的做法是按季度或按年度與供應商進行總結回顧,討論企業未來的需求或詳細詢問他們的產品和服務。這樣可以拉近與供應商的關係,使他們意識到還有增加合作機會的可能。

麥克馬洪介紹道:「『信任,但不盲從』是我的信條。企業主既需要信任供應商,又要做好核實工作。從我的經驗來看,定期的回顧總結能讓供應商感覺自己受到重視,從而更願意幫企業降低成本,甚至還會提供建議,推薦新的產品,主動幫企業省錢。 」

與供應商保持密切的合作關係能使他們覺得企業主對市場很瞭解。反之,一旦他們覺得企業主並沒有很在意市場走勢,那他們就會悄悄漲價了。

5. 善用團購

各種規模的企業在日常營運中都使用著各式各樣的產品和服務,例如薪資軟體、辦公用品及運輸等。然而,由於小型企業對這些產品和服務的需求量相對較小,因此他們也往往不像大公司那樣可以享受『批發價』。不過麥克馬洪分享道,小型企業可以透過團購來獲取同樣的優惠價格。她作為一名小型企業主也是團購的積極宣導者和參與者。

團購組織透過整合眾多成員的購買力使廠商以優惠的價格提供產品和服務。而參與團購的企業,每年也可以節省數千美元的成本。另外,麥克馬洪還補充說,團購本身也是一個很好的社交機會,使當地的企業建立聯繫,開展合作。

有些企業也許尚未看到積少成多的長期優勢。「企業可以將一整年節省下來的數千美元投資在其它的地方。」麥克馬洪表示。說到底,追求盈利不僅需要「開源」,「節流」也是重要的一環。

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