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Optimice el sistema de pagos de su empresa como un ninja estadounidense

Por Melody Yuan

June 17, 2019
Kevin Bull, un American Ninja Warrior y gerente general de Dojoboom
Sistema integrado de cuentas por pagar ayudó el desarrollador, operador y franquiciador más grande del mundo de parques trampolines para agilizar sus sistemas de nómina, ahorrar tiempo y agrupar los pagos.

Cómo los sistemas integrados de cuentas por pagar ayudan a las empresas a administrar los sistemas de nómina y los gastos de manera eficiente.

"Mi sueño siempre ha sido ser un Guerrero Ninja Americano", cuenta Kevin Bull, Guerrero Ninja Americano y director general de DojoBoom, un parque de recreación aérea extrema. "No es fácil porque hay muchísima gente que quiere postularse para el programa. Alrededor de 60,000 personas se postulan para una temporada y solo unas 600 tienen la oportunidad. Hay pocas posibilidades".

Bull pudo vencer las probabilidades y ahora está entrenando para competir en su sexta temporada como Guerrero Ninja Americano en el programa. "En mi primer año, no quedé en el proceso normal de reparto, así que encontré otra forma", dice Bull. "Acampé frente al circuito y básicamente rogué por una oportunidad de participar en el circuito para entrar. Tuve la suerte de conseguir uno de esos lugares y, una vez ahí, hice lo mejor que pude. Me fue bien y tuve una actuación destacada en las finales y, desde entonces, vuelvo al programa".

Desde entonces, Bull ha aplicado sus habilidades y conocimientos adquiridos a partir de su experiencia como Guerrero Ninja Americano para trabajar como director general de DojoBoom. El parque abrió sus puertas por primera vez en noviembre de 2017 y desde entonces ha sido un lugar popular de recreación aérea. "Tenemos más de 20 atracciones diferentes", explica Bull. "Tenemos trampolines, el balón prisionero, un circuito de ninja en tamaño completo, parkour, escalada, pistas de aire, tela aeróbica, medio trapecio, y lo mejor son probablemente nuestros súper saltos y saltos de pared, que son trampolines de tamaño olímpico grandes a los que les pusimos paredes alrededor para que se puedan hacer trucos increíbles".

DojoBoom es parte de una empresa más grande llamada CircusTrix, que fue fundada en 2011 y es el desarrollador, operador y franquiciador líder mundial de trampolines y parques deportivos aéreos. La empresa tiene y opera más de 300 instalaciones en todo el mundo, incluidas marcas como Sky Zone, Superfly y Rockin'Jump. Con la industria de la recreación en interiores que crecerá $1,830 millones para el 2023, CircusTrix lleva ventaja.

Abordar la necesidad de optimizar los pagos y gastos

La carga de administrar las nóminas y los gastos, mientras se cumple con las leyes y los reglamentos, puede convertirse rápidamente en una carga abrumadora para cualquier empresa. Desde cómo se administra el tiempo de beneficios hasta las formas en que se retienen los impuestos por cada empleado, la parte de las cuentas por pagar y recursos humanos de la empresa es abrumadora y vulnerable a los errores humanos. Según la investigación de Fundera, el 20% de las pequeñas empresas fracasan en su primer año y el 50% después de cinco años. Además de los motivos conocidos, como la falta de financiación suficiente o la caída de la demanda del mercado, la gestión errónea del flujo de caja es una parte importante del fracaso empresarial, especialmente cuando se trata de hacer un seguimiento de las cuentas por cobrar frente a las cuentas por pagar.

"Cuando se introducen sistemas para mejorar la eficiencia de las operaciones y mitigar el riesgo, la flexibilidad de los sistemas es importante", señala Patrick Haffey, vicepresidente de mercados de capital de East West Bank. "Nuestro sistema integrado de cuentas por pagar cumple con este desafío, y sus controles a nivel de usuario le permiten al cliente personalizar su flujo de trabajo y el proceso de aprobación".

Con el crecimiento explosivo de CircusTrix en los últimos tres años, la necesidad de consolidar y racionalizar las finanzas se hizo más fuerte. "Cuando me uní a la empresa, todos en cada región tenían sus propios bancos, tarjetas de crédito y cuentas", dice Shea Smith, contadora corporativa de Circustrix. "Así que una de las primeras cosas que East West Bank nos ayudó a hacer fue poner nuestras finanzas en tres cuentas principales: nuestros desembolsos, nómina y cuentas generales; así East West Bank maneja todo el volumen que llega a través de esas cuentas".

El sistema integrado de cuentas por pagar de East West Bank se introdujo por primera vez en 2018, dirigido específicamente a las pequeñas y medianas empresas en su fase de crecimiento que necesitaban una mayor eficiencia financiera. "El sistema integrado de cuentas por pagar es muy seguro y elimina las entradas dobles manuales, permite el procesamiento directo, les permite a los clientes revisar y autorizar pagos de alto valor en línea y notifica al cliente cuando se reciben y procesan los archivos", explica David Barbarics, vicepresidente y gerente de producto de GTS en East West Bank. "Puede enviarnos todas las instrucciones de pago en un solo archivo, y nosotros podemos organizar y procesar sus pagos en el formato correcto". Ya sea un archivo sin formato como un archivo de cuentas por pagar personalizado (como EDI, ISO 20022, NACHA o SWIFT MT103), el sistema integrado de cuentas por pagar ayuda a los clientes a ahorrar tiempo al convertir todos los archivos en un formato único y procesar un mayor volumen de pagos.

"Nuestro sistema integrado de cuentas por pagar les ofrece a los clientes la posibilidad de implementar el procesamiento directo, que le permite al cliente agrupar todos sus pagos en una sola transmisión de archivos", explica Haffey. "El cliente puede enviar un archivo que incluya transferencias, transferencias ACH (Cámara de Compensación Automatizada) y transacciones de emisión de cheques, lo que elimina la necesidad de que el cliente tenga acceso a múltiples sistemas y ayuda a agilizar el proceso de pago. Después de transmitir este archivo electrónico al banco, el cliente no necesita hacer nada más". Mientras que muchos bancos tienen un umbral mínimo para el número de transacciones que procesar, la oferta de servicios de East West Bank no requiere un mínimo porque el sistema de productos es escalable para satisfacer las necesidades específicas del cliente, sin importar el volumen.

Infográfico demostrado cómo las cuentas por pagar integradas agilizan los pagos
Las cuentas por pagar integrados agilizan los pagos en numerosas formas

"El pasado septiembre, nos comunicamos con East West Bank para informarles que estábamos comenzando un sistema nuevo para llevar la nómina internamente y que tendríamos que pagarles a más de 3,000 empleados, por lo que el volumen de esos pagos quincenales era enorme", dice Leslie Nielson, contadora de CircusTrix. "Pudimos encontrar una solución gracias a East West Bank y nos reunimos con su equipo integrado de cuentas por pagar. Fueron de gran ayuda y una vez que los recursos de nuestro equipo de implementación se conectaron con el sistema de nóminas de East West Bank, nos ayudaron a obtener un buen plan, por lo que fue una integración sin interrupciones".

Al hacer la transición al sistema integrado de cuentas por pagar, CircusTrix pudo reducir los errores humanos al reducir la introducción manual y de datos dobles, aumentar la ciberseguridad y la detección de fraudes en toda su cadena de suministro financiero, aumentar la visibilidad de los pagos con pagos electrónicos y aumentar el flujo de caja mediante un procesamiento más rápido. "Comenzamos el proceso de transición en octubre de 2018 y comenzamos a usar el sistema nuevo la primera semana de enero", cuenta Nielson. "Pero no comenzamos con las pruebas bancarias hasta mediados de diciembre. El sistema integrado de cuentas por pagar funcionaba en menos de un mes".

Un modelo de negocio que fomenta la propiedad

A pesar de ser la empresa general de muchos parques recreativos en todo el mundo, CircusTrix permite la personalización y localización de cada parque. "En el fondo, somos una tienda de venta al por menor y al tener que tratar con lugares en todo el mundo, no tenía sentido tener que mandar a cada uno de los parques, y queríamos que nuestros gerentes generales se involucraran de verdad", expresa Smith. "Lo que necesitábamos centralizar era nuestro sistema financiero, para tener el capital de trabajo y los depósitos en efectivo en todos nuestros lugares".

Una mujer haciendo una carrera de obstáculos en Dojoboom
Dojoboom es una parte de Circustrix, el desarrollador, operador y franquiciador más grande del mundo de parques trampolines
“El sistema integrado de cuentas por pagar es muy seguro y elimina las entradas dobles manuales, permite el procesamiento directo, les permite a los clientes revisar y autorizar pagos de alto valor en línea y notifica al cliente cuando se reciben y procesan los archivos".

-David Barbarics

Por ejemplo, Bull ayudó en la sensación creativa y el diseño de su parque, DojoBoom. "Mi mayor contribución sería el circuito de guerreros ninja que tenemos aquí: diseñé el plano y me basé en mi propia experiencia en los múltiples programas de televisión", comenta Bull. "Pero en realidad, se necesita mucha gente para construir un lugar tan grande como este y mucha gente trabajando con el mismo objetivo de crear el mejor lugar del mundo para la recreación aérea".

Bull ayudó a abrir DojoBoom con la esperanza de compartir algunos de los atributos divertidos y positivos que estas actividades pueden aportarle a la gente. "Una de las cosas que se obtienen de este tipo de experiencia y entrenamiento es que se crea mucha confianza en el cuerpo y en la forma en que se mueve por el espacio", señala Bull, "y eso es extremadamente funcional. Mucha gente habla sobre la aptitud física funcional, pero no hay nada más funcional que aprender a mover el cuerpo de manera eficiente. Y a medida que tu confianza crece, puedes tomarla y usarla en la vida diaria, ya sea para saltar una valla con más facilidad o para mirar un sofá y pensar que puedes saltarla en lugar de darle la vuelta. Ves una forma diferente de vivir, y es muy divertido".

Entonces, ¿qué tienen en común ser un Guerrero Ninja Americano y dirigir una empresa? Según Bull, son varias cosas. "Definitivamente usé mi experiencia como guerrero ninja para ser gerente, especialmente como uno de DojoBoom", cuenta. "Mi participación en el programa es lo que le dio lugar a mi posición aquí. Conozco los obstáculos y sé lo que los hace divertidos y he intentado traer esa clase de diversión aquí para cualquier persona común y corriente".

Además de estar abierto al público, DojoBoom también funciona como centro de entrenamiento para otros Guerreros Ninja Americanos, ninjas junior y celebridades. "Creo que los rasgos de un Guerrero Ninja Americano son perfectamente adecuados para un empresario", dice Bull. "Tienes que ser creativo y tienes que ser capaz de presentar ideas nuevas, aplicar cosas que sabes o tomar cosas que obviamente pueden no estar relacionadas para obtener un resultado mejor".

Bull cree en el poder de la tenacidad y de la creatividad. "Mi consejo para otros empresarios si quieren ser como un ninja, es que siempre hay más de una manera de superar un obstáculo", indica. "Trata de pensar en todas tus opciones antes de elegir un camino, porque hay muchas cosas que pueden no ser obvias, y a veces esas son las cosas que otras personas no hacen y que te pueden dar una ventaja".

Bull, junto con otros Guerreros Ninja Americanos, competirá en la 11.ª temporada del programa, que tendrá lugar en varias ciudades de Estados Unidos. Quince ganadores de cada ciudad irán a Las Vegas para competir en un circuito de cuatro etapas con hasta 23 obstáculos. La nueva temporada se estrenó en NBC el 29 de mayo.

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