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Negociando con sus Proveedores y Suplidores Durante la Crisis de COVID-19

Por Melody Yuan
Aug. 31, 2020
(Photo credit): Gettyimages.com/martin-dm

Repase los contratos y entienda las situaciones de sus proveedores para ayudarle a superar la pandemia

Cuando se ordenó el cierre inicial en todas partes del mundo, muchas empresas se detuvieron y se preguntaron cuándo sería lo prudentemente seguro para reabrir. Hoy en día, la nueva normalidad ha obligado a las empresas a adaptarse y encontrar nuevas formas de operar bajo estrictas normas de seguridad. Los restaurantes han abierto una vez más con mesas al aire libre, los eventos deportivos se están empezando a llevarse a cabo en estadios vacíos y algunas escuelas incluso han comenzado a reabrir sus recintos.

Bajo la presión de la pandemia, con meses de poco o ningún ingreso y facturas crecientes, muchas empresas han cerrado. "Estos son tiempos sin precedentes, y como un efecto dominó, estamos viendo cerrar empresa tras empresa, despidos masivos, y todo esto as su vez causa una extensa disminución en la demanda de productos y servicios de muchos sectores e industrias", dice Laura Bechard, CEO y asesora de crecimiento empresarial de ProVision Business Advisors.

Para óptima protección de su negocio durante estos tiempos de incertidumbre, comprenda la situación actual de sus proveedores y suplidores, y repase los contratos para identificar áreas donde puede ahorrar dinero y mitigar el riesgo.

Manejar los riesgos de la cadena de suministro identificando problemas antes de que ocurran

Ya sea que se trate de materias primas o circuitos impresos, la cadena de suministro mundial se ha vuelto cada vez más compleja y la pandemia la ha perturbado como nunca antes. . Los suplidores incluyen contratistas independientes, subcontratistas y proveedores de materiales e inventarios, y aunque actualmente las empresas se centran en mantener sus propias puertas abiertas, muchos proveedores también están haciendo lo mismo. Incluso si un proveedor ha sido confiable en el pasado, dadas las circunstancias actuales, un proceso de cadena de suministro débil puede dejar su negocio varado.

"Su cadena de suministro podría haber sido interrumpida por varias razones", dice Bechard. "Sus suplidores todavía podrían estar cerrados, o de repente podría haber restricciones de importación, o inspecciones aduaneras más estrictas que retrasan sus envíos."

Cualquiera que sea la razón, mitigar ese riesgo implica tener varios proveedores sustituros de varios lugares que puede contactar. "A medida que comience a progresar su negocio, su estrategia debe ser el interactuar con sus suplidores para ver si todavía están operando o ver cuáles son los desafíos con su lado de suministros", dice Bechard.

Analizar cada parte del proceso de la cadena de suministro desde los almacenes hasta las rutas de transporte ayudará a los empresarios a identificar demoras y anticipar riesgos imprevistos. "Literalmente, trace su proceso de la cadena de suministro y vea dónde están surgiendo las demoras, luego procure documentar dónde están esas áreas problemáticas", dice Bechard. "El uso de una aplicación de rastreo puede ayudar con el proceso, y usted puede recibir alertas digitales cuando algo se retrase. Usted no quiere ser el último en enterarse cuando sus envíos se retrasan."

"Literalmente, trace su proceso de la cadena de suministro y vea dónde están surgiendo las demoras, luego procure documentar dónde están esas áreas problemáticas. El uso de una aplicación de rastreo puede ayudar con el proceso."

-Laura Bechard

(Photo credit): Gettyimages.com/Guido Mieth

Adiestrar a empleados y empleados remotos que forman parte del proceso de la cadena de suministro a informar periódicamente también puede ayudar a los propietarios de empresas a obtener información en tiempo real.

Como parte de su plan de continuidad de negocio, debe tener un marco con capas de defensas en el proceso de la cadena de suministro que aborden todo, desde lesiones en el almacén hasta daños a los activos. Otra cosa por considerar es los diferentes tipos de seguros de la cadena de suministro que podrían proporcionar cobertura financiera para la interrupción del negocio.

El arte de la negociación

Dos cosas deben suceder mientras repase su contrato. En primer lugar, debe estar preparado para discutir los términos involucrados en un incumplimiento de contrato y un remedio de contrato. Esto incluye tener un conocimiento profundo de la cláusula de fuerza mayor en un contrato que excusa las obligaciones de cumplimiento de una o ambas partes bajo ciertas circunstancias. Segundo, usted debe tener una clara comprensión de que debe ser renegociado, lo que incluye prepararse para responder a diversas reacciones y contraofertas.

“Verifique si sus proveedores cumplen con sus contratos, porque si no lo hacen, entonces podemos ser comprensivos y empáticos, pero también le da mejor oportunidad de negociación al hablar de términos si no están cumpliendo con un contrato", dice Bechard.

En lugar de repasar el contrato solo, Bechard cree que tener un experto repasándolo con usted podría ahorrar tiempo y dinero. Impulsadas por COVID-19, muchas empresas están considerando invocar la cláusula de fuerza mayor La mayoría de los casos de fuerza mayor enumerados en los contratos se clasifican en categorías generales tales como:

  • Actos graves de la naturaleza o fenómenos meteorológicos
  • Guerra, actos de terrorismo y epidemias
  • Actos de autoridades gubernamentales tales como expropiación, condena y cambios en las leyes y los reglamentos
  • Huelgas y conflictos laborales
  • Ciertos accidentes

Es importante señalar que una cláusula de fuerza mayor depende del lenguaje específico del contrato y a qué tipos de circunstancias se aplican. Procurar que un abogado repase el lenguaje será útil para estas instancias.

"Piense en lo que exactamente podría tratar de renegociar a medida que entre en un contrato y los tipos de cambios que usted podría tratar de emplear, incluso si usted tiene contratos existentes establecidos", dice Stephanie Charles, miembro legal de Start Small Think Big, una organización que apoya a empresarios desatendidos.

"A medida que se integra al proceso, obviamente, usted quiere conocer su contrato, pero también quiere saber qué obligaciones están en juego y entender dónde se alinean los riesgos en el incumplimiento", dice Charles. “Anticipe cuáles podrían ser las respuestas de sus contrapartes y trate de buscar un cambio contractual que corresponda mejor con sus circunstancias."

Para ello, Charles sugiere que se revisen cuidadosamente las disposiciones contractuales pertinentes, en particular como conducen a enmiendas o terminación. También sugiere escribir las estrategias de mitigación que desea discutir con su contraparte en caso de incumplimiento contractual y tener las herramientas legales disponibles al buscar cambios en su obligación contractual. "Mire de cerca su cláusula de resolución de disputas", dice ella. "Puede señalar formas específicas en las que usted puede hacer valer sus derechos como propietario de una empresa."

Un suplidor, por ejemplo, podría convertirse en un demandante si su cliente no paga, y un cliente podría convertirse en un demandante si tiene una garantía o reclamación de indemnización, y cualquiera de las partes podría tener reclamaciones de confidencialidad o exclusividad. “Todo se alborota. Debe conocer los hechos de la transacción y todas las partes involucradas para averiguar qué asuntos probablemente surgirán de una disputa", dice Charles. "No es imposible ejecutar una negociación contractual por su cuenta, pero créame cuando le digo, será mucho más fácil si lo hace con el abogado adecuado."

Proporcione apoyo y empatía donde pueda

Negociar y renegociar durante estos tiempos difíciles puede ser una tarea incómoda para muchos propietarios de empresas, especialmente si ha habido una relación profesional por mucho tiempo. "Nadie quiere llamar y castigar a la otra parte", dice Charles, "pero los negocios siguen siendo negocios, y tienes que proteger a los tuyos."

Lo que puede hacer como dueño de empresa es demostrar que está dispuesto a trabajar dentro de sus medios para ayudar a la otra parte. En lugar de entrar en una discusión sobre la terminación, por ejemplo, enmendar el contrato existente que podría proporcionar más tiempo para usted o la otra parte podría ser más beneficioso a largo plazo. Otros ajustes podrían incluir pagos en cuotas más pequeñas con una tasa de interés baja para asegurar que la otra parte no simplemente vaya a declarar bancarrota

Si ambas partes no pueden resolver o negociar un contrato, lo más probable es que termine en litigio en una corte. "Hay otros principios y doctrinas legales que un tribunal podría considerar para determinar si una parte puede salir de un contrato, y el proceso legal puede ser increíblemente frustrante y consumir mucho tiempo,” dice Charles.

"No deje que el miedo lo atrase cuando se trata de negociar un contrato", dice Bechard. "Continúe administrando y comunicándose sobre el desempeño con sus suplidores y proveedores para que todos estén en la misma página. Esto nos ayudará a todos a avanzar."

Para obtener más información, visite nuestro página de continuidad comercial con los últimos recursos sobre cómo enfrentar esta pandemia.c

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