Visión Empresarial

5 Herramientas en la nube para aprovechar al trabajar de forma remota

Herramientas sencillas y económicas para que las pequeñas empresas aseguren y optimicen su experiencia de trabajo desde casa

A causa del número cada vez mayor de casos de COVID-19, muchas personas siguen sin poder volver a sus negocios como de costumbre. Aquellos que esperan un rápido fin a los mandatos de distanciamiento social y quedarse en casa han visto a los líderes de los estados y las ciudades con incertidumbre sobre la reapertura de la economía, a medida que el coronavirus continúa propagándose. Por ahora, aquellos que pueden trabajar desde casa están eligiendo hacerlo hasta que sea seguro volver a la oficina, lo que significa que podría ser el momento de actualizar sus capacidades para trabajar desde casa.

Dada la imprevisibilidad de la pandemia, el trabajo remoto podría convertirse en la nueva normalidad. Empresas como Facebook, Twitter, Square y similares han dicho que permitirían al menos una parte, si no la totalidad, de su fuerza laboral trabajar permanentemente desde casa. Además, el el 77 por ciento de los trabajadores remotos a nivel mundial dicen que son igual de productivos trabajando desde casa, y el 90 por ciento dice que le gustaría continuar con "algún nivel de trabajo desde casa en el futuro", dice Dave Seibert, director de información de IT Innovators. Tener capacidades de trabajo remoto puede ser la clave no solo para ahorrar costos en el espacio de oficina, sino para atraer el talento adecuado.

Ser capaz de realizar el trabajo de manera remota no solo puede ser un salvavidas, sino una inversión en el futuro de una empresa. A continuación se presentan cinco herramientas basadas en la nube que las empresas deben tener para optimizar sus operaciones de trabajo desde casa.

1. Paquetes de la nube

Un paquete de la nube es una colección integrada de tecnologías y productos, y hay una serie de diferentes paquetes que las pequeñas empresas pueden aprovechar, dice Seibert. Google tiene G Suite, que incluye Documentos de Google Docs, Google Sheets y funciones de chat y video, y Microsoft ofrece su Microsoft 365 para el hogar. Hay, por supuesto, otros proveedores,, pero esos son los dos que Seibert señala como los mejores para las empresas.

"Tengo una fuerte preferencia por el paquete de la nube de Microsoft, y la razón es que se vincula con más soluciones empresariales", explica Seibert. Aunque muchas personas piensan que Microsoft 365 es principalmente solo Word, Excel y PowerPoint, Seibert añade que también ofrece herramientas pasadas por alto pero muy útiles como Yammer, una red social empresarial; OneNote, una aplicación de toma de notas digital de forma libre que permite la colaboración entre varios usuarios OneDrive, un proveedor de almacenamiento en la nube personal compartible.

2. Compartir archivos

La mayoría de las empresas operan compartiendo documentos y archivos entre empleados y equipos, por lo que los servicios en la nube que proporcionan el servicio de compartir archivos son muy útiles. En lugar de tener que copiar archivos en un USB o confiar en enviárselos por correo electrónico a usted mismo (e incluso entonces, hay limitaciones de tamaño de archivo), acceder a ellos en una base de datos en la nube centralizada a la que todos los empleados y/o miembros del equipo tienen acceso es mucho más eficiente.

Para eso, Seibert tiene una serie de recomendaciones: OneDrive de Microsoft, que ofrece hasta 5 gigabytes de almacenamiento de forma gratuita; Synology; y QNAP.

Tanto Synology como QNAP son relativamente baratos y ofrecen grandes servicios, cree Seibert. "Le permiten... almacenar y respaldar todos sus archivos en una ubicación central", dice. "En realidad, usted puede acceder a esos archivos en Synology o QNAP de forma remota desde la nube, por lo que en cualquier lugar del mundo, puede conectarse de forma remota".

Seibert recomienda conectarse a Synology o QNAP con OneDrive mediante la instalación de un almacenamiento conectado a la red (NAS) para mayor seguridad.

(Photo credit): Gettyimages.com/ardaguldogan

"La ventaja de la informática en la nube es que es extremadamente rápida, mucho, mucho más rápida que cualquier cosa que usted tenga en su oficina."

-Dave Seibert

"Usted puede guardar todos sus archivos en OneDrive y sincronizarse automáticamente con el NAS, y el NAS se copiaría automáticamente cada noche, por lo que ahora tiene sus archivos en la copia de seguridad en la nube, sus archivos locales respaldados y puede acceder a todos ellos actualmente y mantenerse actualizado en cualquier ubicación", agrega Seibert.

3. Máquinas virtuales

Las máquinas virtuales son un software que imita un sistema informático y funciona como las computadoras físicas. Microsoft tiene Azure, que ofrece servicios como Windows Virtual Desktop, pero hay una serie de diferentes proveedores de software de máquinas virtuales que usted puede elegir que también ofrecen facturación mensual.

"La ventaja de la informática en la nube es que es extremadamente rápida, mucho, mucho más rápida que cualquier cosa que usted tenga en su oficina", dice Seibert. "Y usted no tiene que pagar $1,500 o $2,500 por una computadora de gama alta. Imagine que tuviera empleados y que tuviera 50 personas que necesitara poner a trabajar en casa, piense en el costo de comprar tantas computadoras. Bueno, en lugar de eso, por solo $15 a $20 al mes, usted puede tener una computadora completa funcionando en la nube, todo el tiempo, muy rápida".

También menciona que las máquinas virtuales también son mucho más seguras que tener computadoras portátiles personales o computadoras de escritorio, lo que es otra ventaja.

4. Videoconferencia

Dadas las muchas historias sobre los contratiempos de las llamadas en Zoom, la videoconferencia no es algo nuevo para la mayoría de las personas que trabajan desde casa. Sin embargo, Seibert enfatiza que es una herramienta extremadamente útil para que las personas obtengan ese tiempo de reunión.

"Usted es capaz de tener reuniones uno a uno con su equipo de liderazgo, su personal. Usted puede tener reuniones de grupo, puede tener seminarios web como este con su clientela, y puede hacerlo desde una computadora portátil, una computadora de escritorio, una tableta o un teléfono inteligente", dice Seibert.

Aparte de Zoom, las empresas también pueden buscar en Microsoft Teams, Google Hangouts, BlueJeans, Cisco Webex y muchos otros. Seibert recuerda a la gente que hay muchas herramientas de videoconferencia gratuitas por ahí, pero dependiendo del nivel de seguridad que usted desee, es posible que sea mejor pagar por una versión más segura.

5. Seguridad en la nube

Por supuesto, una vez que usted comience a utilizar todos estos servicios en la nube, es importante establecer las medidas de seguridad adecuadas para proteger su trabajo y su negocio.

Ya sea que usted esté en casa o en la oficina, Seibert advierte que muchos dispositivos están conectados a Internet y cada uno de estos sirve como un punto de acceso potencial para los hackers. "Su Internet de las cosas, sus termostatos, su refrigerador inteligente, todo está conectado a Internet", dice. "Y los hackers usan la automatización, y hackean por millones y millones de conexiones, constantemente.”

Seibert recomienda buscar un proveedor de cortafuegos (firewall) como SonicWall, que se especializa en pequeñas empresas, pero también puede manejar las necesidades de las empresas más grandes. "Por algunos cientos de dólares, usted puede comprar un cortafuegos que protegerá todo lo que hay detrás de él", dice. "Protege las computadoras de escritorio, las computadoras portátiles, todos sus dispositivos inalámbricos, su Internet de las cosas y los protege en tiempo real. Los protege de cuando usted entra a páginas web y sitios web con código malicioso; cuando usted recibe correos electrónicos, elimina los virus dentro de dichos correos. Realmente es increíble lo lejos que llega para proteger su negocio"

Para obtener más información, visite nuestro página de continuidad comercial con los últimos recursos sobre cómo enfrentar esta pandemia.