企業適當授權:助力員工獲得成功

By Maya Dollarhide

Nov. 16, 2017
商業小組站在黑板前討論商業問題
有效的賦予員工權力是重要的經營技巧之一。圖片來源:Gettyimages.com/Hinterhaus Productions

有效的賦予員工權力可以提高生產力、節省開支和鼓舞士氣。

賦予員工權力對於經營企業來說至關重要,但對已經習慣了獨自完成所有工作的企業主而言, 將工作交付他人並非易事。

小企業主們認為,隨著企業的發展,將權力賦予員工是節省時間和金錢的必要方法。Scott Marquart是田納西州納什維爾市(Nashville, Tenn)的吉他弦生產公司Stringjoy創始人,他表示:「適當授權是小企業主面臨的最大挑戰之一,執行不佳或完全不授權是導致小型企業倒閉的主要原因之一。許多小型企業以軸輻式系統營運,公司負責人相當於輪子的中軸,每個員工直接與他交涉以獲取任務指示、審批或解決問題。但是事實上,這種方式使企業面臨風險,例如若因生病或航班延誤導致公司負責人無法回辦公室時,所有事情都將因此而停滯。」

賦予員工權力

並非所有人都能輕鬆的做到向員工授權。企業主需要透過培訓和機會教育,直到過程達到無縫接合。曾同時管理12名員工的Marquart說:「賦予員工權力的訣竅是僱用自主工作的員工,在就職初期給予他們大量的培訓和關注,一旦他們準備就緒,便可時常讓他們做決定。」

滴漏法則

部份企業主認為,在進行重大職責授權前,應先從較小的任務開始。位於紐約市(New York City, NY)的Digital Ink Marketing公司的負責人Jack Anzarouth建議,由小事著手,循序漸進。 他分享說:「最初,我先把責任較小的任務分配出去,因為這些工作比較容易交給其他人。相較於開發新客戶這種我應該更積極發揮作用的工作,跟進公司現有的客戶、做例行報告等要容易得多,可以交給員工來做。後來,我學會了把更重要的工作交給別人。」

在賦予員工新工作項目時,Anzarouth使用他所謂的「滴漏法」(drip method)。他表示:「我透過少量增加員工的職責測試成效,在看到積極成果後,逐漸擴大他們的責任範圍。例如整個月沒有出錯,或者沒有錯過完成期限,這些都是關鍵。一旦我確定他們能承擔新職責,我就會再給他們多一些工作內容,直到他們完全勝任。」

懂得授權,企業才能更好地成長

根據2014年的蓋洛普(Gallup)調查,在1,446名美國企業家中,有33%的企業家具有較強的「授權」意識,21%的企業家「授權」意識則較為有限,他們都計劃在未來全力擴展其業務。根據蓋洛普新聞(Gallup News)報導,調查參與者中,20%擁有較強「授權」意識的企業家計劃在下一年增加5%甚至更多員工,相較之下,14%「授權」意識較弱的企業家有擴增員工數量的計劃。

蓋洛普在這項調查中發現,相較而言,那些擁有較強授權意識的企業家有六個關鍵特點,其中包括但不限於:放棄項目控制的能力;採用能力為本的方法;注重結果,而非流程中的細枝末節;以及毋庸置疑的一點——與員工頻繁地交流溝通。

採用項目管理系統

部份企業主建議採用功能強大的項目管理系統,例如Asana或Google雲端硬碟,透過個性化或固定模式,讓所有團隊成員都能在管理系統上獲取授權和管理每日工作進度。加州Pleasanton Contractor Calls公司的營運經理Joe Goldstein分享說:「你需要把各項零散工作的紀錄存放在一個容易找到的地方。我喜歡在Asana裡保存某些項目的參考清單以及需要讓其他成員逐一檢查的清單,同時,在共用的Google雲端硬碟上保存涉及較多人員的長篇文檔。需要注意的是,不要讓文檔過長,並要確保內含項目必要的執行步驟和背後的想法。否則,團隊成員很容易遵循死記硬背的公式,錯失為這項任務帶來新價值的良機。」

讓團隊成員全權負責

Goldstein說,賦予員工職責時,很重要的一點是要體察團隊成員的工作愉悅度,不要一味交付乏味的工作。他補充道:「如收發電子郵件等機械式的工作會導致職業倦怠,因此應該在可能的情況下加入令人更有成就感的工作項目。讓員工盡可能地有機會對工作全權負責,可為他們提高對工作的滿意度和績效。」

另一種在賦予員工權力時激勵員工的方法是,要牢記從收發室的員工到總裁的每位成員都需密切合作,並對他們各自的工作感到自豪。Marquart表示,「員工對業務或其工作擁有的所有權越多,管理或監督越少,效率就越高。最後一方法是,只要有機會,盡量將職責託付給整個團隊,而不是個人。正如海豹突擊隊(SEALs)的名句,『個人僅能完成計劃,團隊才能突破並締造佳績。』」

翻譯:Sonia Yang

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