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財經智庫

疫情期間,這些措施可協助企業保持營運,降低風險

March 23, 2020
圖片來源:Gettyimages.com/Klaus Vedfelt

企業如何在緊急情況下保持業務正常運轉。

截至4月21日,新冠病毒(COVID-19)疫情已蔓延至美國所有50個州和華盛頓特區(Washington D.C. ),感染人數超過80萬人。疫情不僅導致政府不得不頒布旅行禁令、造成供應短缺和工作中斷,從而擾亂了民眾的日常生活,還為各行各業的企業帶來了一些嚴重的影響,眾多企業不得不暫停業務。青年企業組織(Young Presidents’ Organization)發佈的一項調查顯示, 82%的商界領袖預計未來6個月的收入會下降。

新冠病毒對全球經濟造成的全面影響尚不清楚。然而,企業仍可採取一些措施來限制疫情對員工和企業營運帶來的影響。以下是一些協助企業在疫情期間或其它緊急情況下降低風險的建議,供企業主參考。

1. 保護員工安全,保持密切溝通

確保業務持續營運的最佳方法,就是最大限度地保護那些維持業務運作的員工。美國疾病控制與預防中心(Centers for Disease Control and Prevention ,簡稱CDC)鼓勵民眾保持良好的衛生習慣及社交距離(social distancing)。企業應該為必須留在辦公場所的員工提供洗手液和手部消毒液,並定期清潔工作場所,同時,要強調良好手部衛生習慣的重要性、有效洗手的詳細步驟,以及督促所有仍需上班的員工保持至少6英呎的社交距離。

另一項重要的任務是讓所有員工瞭解最新的情況。Agility Recovery是一家專為企業提供持續營運策略服務的公司,其測試和恢復項目經理馬克·諾頓(音譯,Mark Norton)表示,企業應該在全公司範圍內就各類問題進行頻繁且清晰的溝通,包括病假規範、遠程辦公計劃、有關新冠疫情的重要更新。現在,社會上流傳著很多關於新冠病毒的錯誤資訊,這可能會對人們造成更大的危害。例如,有傳言說高溫可以殺死這類病毒,或者來自中國的包裹會攜帶病毒等。「人們很容易道聽途說,然後開始在公司內散播謠言,造成不必要的恐慌。」諾頓進一步解釋道。這就是為什麼企業必須確保員工瞭解新冠病毒的真實情況,以便他們知道應該採取哪些適當措施。

企業還需要明確說明病假、帶薪休假和遠程辦公的規範,以免員工之間產生混淆和擔憂。CDC建議企業應該為員工實施靈活的政策,例如無需出示醫院證明即可延長病假,以及允許員工在家照顧生病的家人。

諾頓也建議企業應該考慮為那些不能遠程辦公,但又必須待在家裡的員工採取應變措施。「例如,這些員工是否必須使用帶薪休假?能否把他們列為短期失能(short-term disability)?相應的審批過程應如何處理?企業主要確保充分的溝通,使員工、股東、客戶以及供應商瞭解這些資訊的更新和變化。」

2. 成立應急小組

為了簡化通訊,企業應該成立一個應急小組,並最好每個部門都有一名代表加入其中。

「企業主要確保每個部門都有自己的代表,這樣才能瞭解每個部門受到的影響,以及他們是否受到供應鏈的間接影響。」諾頓解釋道。

3. 為企業營運中最重要的功能排序

所有企業都應該進行業務影響分析

企業應該要思考:如果某個部門停止運行,企業會受到怎樣的影響?客戶對於這個部門所提供的產品和服務的依賴程度如何?是否有其它方法來完成這些功能?企業主一旦理解了後果,就可以找到緩解風險的方法和技術,以免受到損失或影響。

諾頓強調,最好將應急職責分配給某個職位,而不是給特定的人。「不要將這個關鍵的責任變為『某人的責任』或『某人的事情』。當企業建立了應急職位後,便可開始賦予這個職位不同的責任。這樣一來,即使在新冠疫情結束後,企業仍然擁有一個非常實用的計劃來應對其它的流行病。」

4. 交叉培訓員工不同的職責

對員工進行不同職責的交叉培訓是避免失去關鍵職能的一個好方法。特別是在像新冠病毒這樣的大流行病期間,人們不得不在家工作,或者可能生病了。事先安排好的後備人員則有助於企業維持運作。

諾頓表示:「如果企業主發現某項職能只有一個人能做,我認為這是很危險的。因此,如果貴公司有一個非常重要的職責但只有一個人能勝任,那麼,透過交叉培訓來培養其他能夠接替這個位置的人,則是一種非常經濟實惠的方式。」

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