企业智库

疫情期间，这些措施可协助企业保持运营，降低风险

企业如何在紧急情况下保持业务正常运转。

截至4月21日，新冠病毒（COVID-19）疫情已蔓延至美国所有50个州和华盛顿特区（Washington D.C. ），感染人数超过80万人。疫情不仅导致政府不得不颁布旅行禁令、造成供应短缺和工作中断，从而扰乱了民众的日常生活，还为各行各业的企业带来了一些严重的影响，众多企业不得不暂停业务。青年总裁组织（Young Presidents’ Organization）发布的一项调查显示， 82%的商界领袖预计未来6个月的收入会下降。

新冠病毒对全球经济造成的全面影响尚不清楚。然而，企业仍可采取一些措施来限制疫情对员工和企业运营带来的影响。以下是一些协助企业在疫情期间或其它紧急情况下降低风险的建议，供企业主参考。

1. 保护员工安全，保持密切沟通

确保业务持续运营的最佳方法，就是最大限度地保护那些维持业务运作的员工。美国疾病控制与预防中心（Centers for Disease Control and Prevention ，简称CDC）鼓励民众保持良好的卫生习惯及社交距离（social distancing）。企业应该为必须留在办公场所的员工提供洗手液和手部消毒液，并定期清洁工作场所，同时，要强调良好手部卫生习惯的重要性、有效洗手的详细步骤，以及督促所有仍需上班的员工保持至少6英尺的社交距离。

另一项重要的任务是让所有员工了解最新的情况。Agility Recovery是一家专为企业提供持续运营策略服务的公司，其测试和恢复项目经理马克·诺顿（音译，Mark Norton）表示，企业应该在全公司范围内就各类问题进行频繁且清晰的沟通，包括病假条例、远程办公计划、有关新冠疫情的重要更新。现在，社会上流传着很多关于新冠病毒的错误信息，这可能会对人们造成更大的危害。例如，有传言说高温可以杀死这类病毒，或者来自中国的包裹会携带病毒等。“人们很容易道听途说，然后开始在公司内散播谣言，造成不必要的恐慌。”Norton进一步解释道。这就是为什么企业必须确保员工了解新冠病毒的真实情况，以便他们知道应该采取哪些适当措施。

企业还需要明确说明病假、带薪休假和远程办公的条例，以免员工之间产生混淆和担忧。CDC建议企业应该为员工实施灵活的政策，例如无需出示医院证明即可延长病假，以及允许员工在家照顾生病的家人。

诺顿也建议企业应该考虑为那些不能远程办公，但又必须待在家里的员工采取应变措施。“例如，这些员工是否必须使用带薪休假？能否把他们列为短期残障（short-term disability）？相应的审批过程应如何处理？企业主要确保充分的沟通，使员工、股东、客户以及供货商了解这些信息的更新和变化。”

2. 成立应急小组

为了简化通讯，企业应该成立一个应急小组，并最好每个部门都有一名代表加入其中。

“企业主要确保每个部门都有自己的代表，这样才能了解每个部门受到的影响，以及他们是否受到供应链的间接影响。” 诺顿解释道。

3. 为企业运营中最重要的功能排序

应急小组还需确保企业持续运营的最关键职能及执行这些职责所需的资源。诺顿表示，所有企业都应该进行业务影响分析，然后按重要性对部门功能进行排序。

企业应该要思考：如果某个部门停止运行，企业会受到怎样的影响？客户对于这个部门所提供的产品和服务的依赖程度如何？是否有其它方法来完成这些功能？企业主一旦理解了后果，就可以找到缓解风险的方法和技术，以免受到损失或影响。

诺顿强调，最好将应急职责分配给某个职位，而不是给特定的人。“不要将这个关键的责任变为‘某人的责任’或‘某人的事情’。当企业建立了应急职位后，便可开始赋予这个职位不同的责任。这样一来，即使在新冠疫情结束后，企业仍然拥有一个非常实用的计划来应对其它的流行病。”

4. 交叉培训员工不同的职责

对员工进行不同职责的交叉培训是避免失去关键职能的一个好方法。特别是在像新冠病毒这样的大流行病期间，人们不得不在家工作，或者可能生病了。事先安排好的后备人员则有助于企业维持运作。

诺顿表示：“如果企业主发现某项职能只有一个人能做，我认为这是很危险的。因此，如果贵公司有一个非常重要的职责但只有一个人能胜任，那么，通过交叉培训来培养其他能够接替这个位置的人，则是一种非常经济实惠的方式。”

点击阅读更多精彩内容