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Cómo lanzar eventos exitosos en línea durante la COVID-19

Por Melody Yuan
Oct. 15, 2020
(Photo credit): Gettyimages.com/LeoPatrizi

Estrategias y tácticas para aumentar el compromiso al organizar eventos digitales

La pandemia COVID-19 ha persistido durante la mayor parte de 2020 y, si bien las empresas inicialmente cancelaron miles de eventos, la necesidad de adaptación ha obligado a muchos de ellos a hacerlos online. A través de varias plataformas digitales como Zoom y Google Hangouts, tanto las personas como las empresas han encontrado nuevas formas de cumplir con el distanciamiento social mientras siguen organizando eventos.

El Milken Institute, un centro de investigación financiera que prospera al reunir a personas e ideas a través de grandes eventos, ha pasado a organizar cumbres virtuales. Tuvieron que posponer su evento anual emblemático, la Conferencia Global, que reúne a más de 4.000 ejecutivos y líderes expertos de todo el mundo. En lugar de las reuniones locales más pequeñas del Instituto que tienen lugar varias veces al año, ahora hay una serie de seminarios web en vivo llamada la Serie de Llamadas en Conferencia COVID-19.

"La gente se ha vuelto creativa con lo que ahora puede hacer en línea", dice Ira L. Rosen, directora de desarrollo de nuevos negocios en la International Festival and Events Association. "Pero la gente está descubriendo que organizar eventos en línea no es necesariamente más fácil que los eventos en persona. Si nunca has celebrado un evento digital, hay unas cuantas cosas que debes considerar."

Qué preparar y cómo atraer a la gente a su evento

Organizar eventos en línea es totalmente diferente a organizar eventos offline, ya que hay ajustes que son imprescindibles para el éxito del evento. "La gestión de riesgos es una estrategia proactiva cuando se trata de hacer cosas en línea. La pelota está prácticamente enterita en tu tejado", dice Rosen. Estas son las cosas que necesita tener preparadas antes del lanzamiento.

  1. Sitio web del evento

    La creación de un sitio web dedicado al evento permite al público encontrar toda la información que necesita en una ubicación central. Los organizadores también pueden rastrear mejor las fuentes de tráfico digital y el comportamiento de la audiencia cuando visitan el sitio web. Asegúrese de tener la siguiente información disponible:

    • Título del evento
    • Hora y lugar del evento
    • Agenda con descripciones de lo que el público puede esperar del evento
    • Llamamiento a la acción y registro
    • Testimonios de asistentes de eventos anteriores (si fuera de aplicación)
  2. Sitio donde registrarse a eventos
  3. "El sitio donde registrarse a eventos tiene que ser frontal y central en el sitio web de su evento, y tiene que ser intuitivo", dice Rosen. “Asegúrate de que sea sencillo registrarse. Lo último que quieres es que intenten registrarse, solo para descubrir que tienen que ingresar un montón de información personal que podría hacerles desistir."

Cómo encontrar la plataforma correcta

Para Shauna Hoffman, madre de tres hijos que organiza regularmente noches de pintura como actividad secundaria, Google Hangouts fue su plataforma preferida. "Al principio, me preocupaba mucho que nadie apareciera en una noche virtual de vino y pintura", dice. "Pero hubo una gran participación porque al final del día, aún se puede beber vino y crear arte. Incluso si no tienes todos los suministros, puedes improvisar."

Eligió Google Hangouts por su amplio alcance, fácil acceso y herramientas lúdicas dentro de la aplicación que hacían que sus noches de pintura se sintieran más informales y agradables. "La mayoría, si no todos, los asistentes a la noche de pintura me pagaban antes de la clase a través de Venmo, y honestamente, está funcionando bastante bien", dice.

Zoom, que es sin duda líder en videoconferencias en el mundo post-COVID, tiene una nube y plataforma de comunicaciones sin fisuras. Utilizada para cualquier cosa, desde reuniones, chats y llamadas en línea, Zoom es la plataforma de elección para muchas empresas, principalmente por su interfaz simple. Las cifras muestran esta tendencia ya que la plataforma pasó de 10 millones a 200 millones de usuarios en tan solo tres meses cuando comenzó la pandemia. Zoom también tiene un formato de seminario web complementario para empresas que desean celebrar eventos a gran escala.

La plataforma de eventos virtuales de Cvent, junto con su software de gestión de eventos, han sido diseñados pensando en una organización más grande para albergar eventos digitales más grandes. El programa de software basado en la nube de Cvent está bien equipado, desde la búsqueda de la sede hasta las encuestas posteriores al evento. Cualquier persona que busque una experiencia de evento integral para sus usuarios y tenga acceso a mediciones detalladas durante todo el evento debe considerar esta plataforma.

Según un informe de ON24, una empresa de tecnología de eventos que acoge seminarios web y cumbres virtuales, el público también se ha adaptado al nuevo panorama digital, ya que la persona media ha consumido un 295% más de contenido de seminarios web que en 2019. En abril de 2020 también se registró un aumento del 167% en los seminarios web que se realizaron en la plataforma de ON24 en comparación con la media de 2019.

"Elegir la plataforma adecuada realmente depende del objetivo de tu evento", dice Rosen. "Algunas plataformas de streaming de vídeo como Facebook Live son mejores para pequeños eventos online o talleres virtuales interactivos, mientras que otras como Cvent son mejores para mayores capacidades de audiencia."

La mayoría de las plataformas están equipadas para rastrear el compromiso de la audiencia y el registro en directo. El uso de estos datos post-evento puede ayudar a los organizadores a identificar formas de avanzar en la presentación de información, retener los intereses de la audiencia y ajustar cualquier inconveniente técnico.

Cómo mantener a su audiencia comprometida

Estar confinado detrás de una pantalla puede dificultar que los oradores interactúen con la audiencia durante el evento, pero hay maneras en que los oradores pueden fomentar la interacción.

"Vea la pantalla como una oportunidad para interactuar con su audiencia en lugar de un obstáculo", dice Rosen. "Tómese el tiempo para realizar una encuesta, hacer preguntas o incluso reproducir un vídeo en medio de su charla o presentación."

Los subtítulos en directo, compartir ideas resultantes de encuestas realizadas durante el evento y discutir sobre preguntas y respuestas garantizan un intercambio de diálogo que puede conducir a puntos de contacto significativos para el evento. "Entiendo que tener una discusión abierta o los subtítulos en directo puede ser arriesgado", dice Rosen. "Así que, si es necesario, pídale a alguien de su equipo que dirija las preguntas o subtítulos que vayan llegando. Pídales que decidan con cuáles debe interactuar el orador."

Cómo preparar la reapertura de eventos

Rosen recomienda que las empresas y los organizadores de eventos tengan una estrategia para cuando se puedan reiniciar los eventos. "Tómate el tiempo para aprender y educarte con las normativas locales", dice. "Porque cuando esa mágica restricción gubernamental desaparezca, no querrás ponerte a pensar en tu estrategia en ese momento. Tienes que estar listo para ir con un plan y protocolos de seguridad ya establecidos."

Además de cumplir con las nuevas normas del Departamento de Salud de los EE.UU. con estrictas directrices de seguridad y medidas de distanciamiento social, Rosen también sugiere que las empresas revisen sus pólizas de seguro para eventos.

"¿Tienes un seguro de cancelación de eventos si los casos comienzan a aumentar de nuevo? Hay que pensar en el futuro y encontrar maneras de protegerse" dice. "Incluso cosas como asegurarse de tener suficientes termómetros infrarrojos sin contacto, para que puedas medir a todos los asistentes que llegan a tu lugar, o... tener suficientes toallitas con alcohol para que todo el personal del evento limpie adecuadamente el lugar, son todas las cosas que tienes que preparar."

Para obtener más información, visite nuestro página de continuidad comercial con los últimos recursos sobre cómo enfrentar esta pandemia.

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